A gestão remota de pessoas é um termo utilizado para caracterizar os novos processos de gestão de processos e pessoas a partir da transformação digital.
Saber gerenciar as rotinas dos trabalhadores é fundamental para que as empresas tenham cada vez mais flexibilidade e adaptabilidade frente ao universo de inovações que acontecem todos os dias.
Com o crescimento de novas realidades de trabalho, como é o caso do trabalho remoto, muitas empresas se veem diante da necessidade de inserir soluções de gestão que atendam ao novo dia a dia de atividades, justamente para garantir que execução de tarefas sejam mantidas de maneira adequada.
Dessa forma, as ferramentas de gestão remota são soluções que vêm sendo muito procuradas pelas organizações brasileiras, pois muitas já estão encarando o processo de transformação digital como uma oportunidade de atualizar processos e inserir soluções modernas nas rotinas da empresa.
A mywork elaborou esse artigo para te ajudar a entender as vantagens de se adotar ferramentas de gestão remota no dia a dia do seu negócio e também para trazer dicas de como implementar esse tipo de gestão nas rotinas de seu Departamento Pessoal.
Continue a leitura para saber mais!
Como se caracteriza uma equipe remota?
Como o próprio nome indica, uma equipe remota de colaboradores é aquela formada por um grupo de trabalhadores que atuam não no ambiente empresarial, mas em suas próprias casas. Ou seja, uma equipe remota é aquela composta por profissionais que trabalham à distância para uma mesma empresa ou em um mesmo projeto.
As equipes remotas podem ter as mais variadas origens culturais e socioeconômicas, bem como diferentes competências. Uma das vantagens desse tipo de composição de equipe é justamente a possibilidade de combinar várias habilidades, realidades culturais e pontos de vista nas atividades desenvolvidas.
O que é a gestão remota de equipes?
A gestão remota é uma forma de fazer o gerenciamento e controle de rotinas das equipes que trabalham fora do escritório. Esse modelo de gestão é cada vez mais adotado por negócios que querem oferecer mais liberdade e flexibilidade para o dia a dia de trabalho dos profissionais sem abrir mão da produtividade, comunicação e colaboração entre as equipes.
A transformação digital facilita o modelo de gestão remota em muitas frentes, justamente porque ela têm como premissa modernizar os processos de gestão de pessoas sem deixar de lado o acompanhamento adequado de rotinas, demandas e entregas.
Quais são os desafios em fazer um gestão remota de tais equipes?
Um dos maiores desafios para a gestão remota de pessoas é a dificuldade em supervisionar as atividades do colaborador em tempo real. Em um mercado de trabalho marcado pela troca constante entre equipes e supervisores em escritórios, é normal que seja difícil estabelecer a confiança entre os times quando estes migram para as atividades remotas. Além disso, liderar um grupo de pessoas à distância pode ser difícil para os gestores que nunca tiveram que lidar com essa realidade.
Entre os principais desafios, estão:
- A dificuldade em definir funções com clareza;
- Dificuldade de comunicação entre os times;
- Acompanhamento de engajamento dos funcionários;
- Integração entre os membros da equipe;
- Falta de ferramentas adequadas para a gestão.
No entanto, com o aumento de cargos e empresas que passaram a atuar de forma remota nos últimos anos, novas soluções vêm surgindo para ajudar gestores e funcionários a superarem as dificuldades em atuar em regime de gestão remota.
Como estabelecer uma gestão remota de equipes?
Para que uma empresa tenha uma gestão remota adequada, é preciso que os gestores tenham algumas coisas em mente.
A primeira delas é que a liderança assertiva e clara é fundamental para que todos os colaboradores que farão parte, de uma forma ou de outra, desse novo modelo de gestão, estejam alinhados a respeito de seus direitos e deveres.
Fazer uma gestão à distância pode ser complicado se os líderes responsáveis por esse processo não tiverem clareza e organização no momento de instauração dos processos.
A seguir, trouxemos algumas dicas de como é possível inserir a gestão remota de pessoas na realidade das empresas.
Os funcionários que terão suas rotinas geridas de forma remota, apesar de terem mais liberdade e flexibilidade, não podem se esquecer que fazem parte de um time maior e têm responsabilidades com o restante da equipe.
Muitos profissionais que trabalham no regime de home office, por exemplo, sentem mais dificuldade em comunicar-se com seus pares em momentos de solução de problemas, o que pode causar desorganização e desmotivação frente aos desafios diários.
Por isso, é importante que os gestores responsáveis pela gestão remota promovam a colaboração e a troca entre os membros das equipes. Isso pode ser feito de várias formas diferentes, como através de reuniões periódicas (semanais ou quinzenais), sessões de organização de demandas, brainstormings, etc.
Promover a colaboração entre os times está fortemente ligada ao aumento da produtividade e da fluidez de demandas, pois isso ajuda no aumento do engajamento entre as equipes e na troca de conhecimentos.
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Organize processos e estabeleça regras
Para estabelecer a gestão remota de pessoas na empresa é essencial que os responsáveis por esse processo promovam a organização das rotinas através de regras muito claras.
Mesmo que a gestão remota de pessoas permita que os colaboradores tenham mais autonomia em seu dia a dia de trabalho, é preciso que todos estejam alinhados com as regras para o bom andamento das atividades.
Por exemplo, se uma equipe que atua de forma 100% remota não tem um horário determinado para dar início às atividades do dia, é possível que o cumprimento de demandas de trabalho que exigem a presença de diversos membros do time seja dificultado, pois cada um começará a trabalhar em horários diferentes.
Assim, é importante que os gestores responsáveis pela gestão remota estabeleçam regras a respeito da jornada de trabalho, como horário de entrada e saída dos colaboradores. Mais do que isso, é preciso que os gestores promovam a comunicação clara de tais regras e acompanhem o dia a dia de trabalho dos colaboradores para garantir que as normas estabelecidas estão sendo cumpridas.
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Esteja disponível para as necessidades das equipes
É claro que mesmo equipes remotas passam por imprevistos e é importante que os responsáveis pela gestão de tais equipes estejam preparados para lidar com essas situações.
Por exemplo, um colaborador que tem uma consulta no médico e precisa se ausentar durante o período da manhã deve poder comunicar essa situação de forma clara para o gestor, como aconteceria em casos de trabalho presencial.
Além de ser informado a respeito da necessidade do funcionário de se ausentar do trabalho por um pequeno período de tempo, o gestor também deve agir de forma que todos os membros da equipe estejam cientes da situação e possam se organizar para o cumprimento das atividades durante a ausência do funcionário.
Dessa forma, os gestores que atuam com as equipes na gestão remota não fazem apenas o papel de acompanhamento de rotinas, mas também de facilitadores nos momentos de imprevistos ou situações semelhantes.
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Conheça e implemente as melhores ferramentas para a gestão remota
Além de promover a comunicação entre as equipes, os responsáveis pela gestão remota de pessoas também devem ter conhecimento a respeito das melhores ferramentas para a implementação desse tipo de gerenciamento de rotinas.
Assim, conhecer soluções que facilitem o dia a dia de trabalho e o acompanhamento das atividades das equipes é fundamental para qualquer gestão remota de sucesso. A seguir, trouxemos alguns exemplos de soluções úteis para a administração de equipes remotas:
- ferramentas de chamada de vídeo e bate papo: como é o caso do google meets, slack, discord e várias outras soluções que facilitam o envio de mensagens instantâneas, chamadas de vídeo e reuniões à distância;
- soluções de controle de ponto remoto: que permitem que os colaboradores batam ponto através do celular, tablet ou computador, como é o caso das soluções oferecidas pela mywork;
- ferramentas de avaliações de desempenho e pesquisa de clima organizacional: esse tipo de solução permite que as equipes mantenham a sensação de conexão com a empresa independente do local de trabalho e também permitem que os gestores acompanhem os níveis de satisfação e engajamento dos colaboradores de forma completa.
- plataformas de gestão de engajamento: para ter dados contínuos do engajamento do seu time, é recomendado que você utilize uma ferramenta que permita automatizar a aplicação da pesquisa. Como por exemplo, a plataforma de gestão ativa de engajamento de colaboradores da Vaipe. Com ela, as empresas enviam pesquisas digitais via Microsoft Teams, Slack, SMS e e-mail, dão voz aos colaboradores, empoderam gestores e gestoras de pessoas com dados assertivos e estimulam a troca de reconhecimento e feedback.
Vale ressaltar que muitas dessas ferramentas também funcionam muito bem para equipes que atuam dentro do ambiente empresarial, como é o caso do controle de ponto via celular, tablet ou aplicativo. Os funcionários de uma loja que podem bater ponto em um mesmo tablet, por exemplo, têm menos chances de esquecer de marcar o ponto e seus gestores podem contar com informações em tempo real a respeito de sua jornada de trabalho.
Como a mywork pode te ajudar com isso?
A mywork é um sistema de controle de ponto online e gestão de Departamento Pessoal criado especialmente para facilitar a gestão de rotinas dos colaboradores.
Nossa solução de controle de ponto online permite que os funcionários batam ponto de onde estiverem, através de um celular, tablet ou computador, e facilitam a gestão de banco de horas, horas extras, pagamento de adicionais e outras frentes importantes para a administração de rotinas relacionadas à jornada de trabalho.
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