Muitas empresas vêm optando por alternativas seguras e eficientes para realizar o registro de ponto remoto de seus colaboradores. Isso acontece por vários motivos, sejam eles a necessidade de controlar a jornada de trabalho de colaboradores que fazem home office, para fazer o controle de ponto de motoristas, de funcionários externos (como equipe de vendas) ou simplesmente para realizar a marcação de ponto de maneira mais flexível e ágil.
É claro que realizar o registro de ponto remoto é uma solução muito eficiente para empresas que têm várias sedes ou franquias, por exemplos, pois permite a gestão de jornadas dos mais diversos tipos de funcionários e, além disso, garante que a organização está cumprindo as regras previstas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).
No entanto, sabemos que buscar uma solução que permite o registro de ponto remoto pode gerar várias dúvidas: Como funciona um registro de ponto remoto? O que diz a lei sobre esse tipo de controle de ponto? Como funcionam os relatórios de um sistema de registro de ponto remoto? Quais são as principais vantagens para empresas que adotam esse tipo de registro de ponto? Qual a melhor opção de registro de ponto remoto disponível no mercado?
Pensando em solucionar essas e outras dúvidas que os responsáveis por gerir as jornadas de trabalho dos colaboradores possam ter, nós da mywork elaboramos este artigo com as principais informações sobre o registro de ponto remoto e sobre as principais características desse tipo de solução, além de oferecermos dicas de como implementar esse tipo de gestão de ponto em sua empresa. Vamos lá?
Como funciona um registro de ponto remoto?
Você deve saber que a tecnologia vêm proporcionando uma série de mudanças no dia a dia das empresas, principalmente no que se refere à processos de gestão de administração. E o registro de ponto remoto não fica para trás! Esse tipo de gestão de ponto vêm sendo cada vez mais adotado pelas empresas que contam com uma ampla gama de funcionários que trabalham externamente ou realizam home office, por exemplo, pois permite que os colaboradores façam o registro de ponto de qualquer lugar.
Em geral, os sistemas de registro de ponto remoto podem ser acessados de diversos dispositivos, como celulares, tablets e computadores, para permitir que os funcionários façam a marcação do ponto de maneira fácil e eficiente.
O sistema de registro de ponto remoto da mywork, por exemplo, conta com um aplicativo individual que pode ser baixado por cada colaborador, e com um aplicativo de modo relógio fixo que pode ser baixado em um tablet, por exemplo, e permite que todos os funcionários façam o registro de ponto no mesmo lugar. O sistema da mywork ainda registra a geolocalização dos colaboradores no momento da marcação de ponto e permite que os gestores delimitem uma cerca virtual, fora da qual os funcionários não podem marcar o ponto. Tudo isso para garantir a segurança dos processos e evitar fraudes.
O ponto central do registro de ponto remoto é que tanto os gestores quanto os colaboradores podem realizar a gestão das jornadas de trabalho de maneira muito mais fácil e prática, graças à flexibilidade oferecida pelo sistema. Assim, investir num sistema de registro de ponto remoto não significa que os gestores perderão a capacidade de acompanhar a jornada dos colaboradores, pelo contrário! Esse processo será muito mais ágil.
E o que diz a lei de registro de ponto remoto?
Boas notícias! Além da praticidade oferecida, o registro de ponto remoto é 100% permitido pela lei! A portaria 1510, criada em 2009, determinou que as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a realizar o controle de ponto com um sistema de ponto eletrônico (SREP) e a Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego, criada em 2011, determina as principais regras para os “métodos alternativos de controle de jornada de trabalho”. Assim, a portaria 373 do MTE diz que as empresas podem adotar sistemas alternativos de controle de ponto, como o ponto via web. Com toda transformação digital que está acontecendo no mercado de trabalho, se tornou necessário otimizar processos e tornar produtivas as rotinas do departamento pessoal.
Dessa forma, o registro de ponto remoto pode ser implementado nas empresas sem grandes complicações, desde que o sistema selecionado siga algumas regras:
De forma alguma o sistema de registro de ponto remoto pode restringir um funcionário de bater o ponto. O objetivo desta regra é evitar que os funcionários sejam impedidos de registrar horas extras devidas, por exemplo, ou outros pontos da jornada que culminariam em uma remuneração extra. Isso também proporciona aos gestores um maior controle de atrasos, controle de faltas ou possíveis descontos salariais.
De acordo com as regras da Portaria 373, não pode haver marcações automáticas de ponto dos colaboradores. Isso acontece para evitar que o sistema registre pontos indevidos que não consideram de fato a hora trabalhada pelos funcionários.
- Sem autorização prévia para horas extras
Da mesma forma que o sistema não pode impedir que os colaboradores sejam impedidos de registrar os pontos, o sistema também não pode exigir que os funcionários tenham uma autorização prévia dos gestor para realizarem os registro de horas extras. O sistema pode informar o gestor sobre o registro, mas jamais bloquear a marcação de ponto do colaborador.
- Alterar ou eliminar pontos
Os pontos registrados no sistema pelos colaboradores não podem, em hipótese alguma, ser alterados ou manipulados. Todos os ajustes ou correções que precisarem ser feitas devem ser realizadas apenas no espelho de ponto.
Todas as regras mencionadas anteriormente estão previstas na Portaria 373 do MTE para garantir a segurança do processo de registro de ponto remoto e para proteger tanto os trabalhadores quanto os gestores de possíveis problemas relacionados à marcação de ponto e gestão da jornada de trabalho.
Além disso, é fundamental que ao contratar uma solução de registro de ponto remoto, a empresa tenha aprovado a utilização do novo sistema na convenção coletiva da categoria profissional de sua área (quando houver), para evitar problemas trabalhistas.
Como funcionam os relatórios desse sistema de ponto?
Uma das principais funcionalidades de um sistema de controle de ponto remoto é o relatório de pontos. Nesse tipo de relatório, todos os pontos batidos pelo sistema de registro de ponto são mostrados ao gestor e todas as informações essenciais para o fechamento da folha de pagamento do mês são calculadas automaticamente. Dessa forma, o sistema realiza os cálculos de horas trabalhadas, horas extras, banco de horas e adicionais noturnos de forma automática, o que economiza muito tempo dos gestores do departamento de Recursos Humanos responsáveis por esses processos.
No geral, os relatórios costumam ser impressos para que os funcionários possam assiná-los e, depois, são devolvidos ao departamento de RH para que sejam enviados aos contadores responsáveis pelo processo de emissão da folha de pagamento.
Quais são as vantagens para empresas que adotam esse tipo de registro?
Realizar o registro de ponto remoto oferece uma série de vantagens não apenas para as empresas, mas também para os colaboradores. Utilizar esse tipo de registro de ponto garanta mais segurança na captura de informações e a flexibilidade de realizar o registro de ponto em qualquer lugar permite que os colaboradores trabalhem de maneira remota sem se preocupar com o acompanhamento das jornadas de trabalho.
Esse tipo de sistema é, inclusive, uma tendência na gestão de rotinas de funcionários, uma vez que cada vez mais profissionais estão trabalhando de casa. Todos esses fatores reduzem os custos de operação das empresas e tendem a aumentar o engajamento e a produtividade das equipes.
A seguir, reunimos outros benefícios centrais oferecidos pelo registro de ponto remoto nas empresas:
- Acesso de informações em tempo real
O desenvolvimento constante de novas tecnologias para o controle de ponto remoto permitem que as informações sejam acessadas em tempo real pelos gestores, ou seja, não é mais necessário esperar que a folha de pagamento seja fechada para que as informações sejam conferidas. Ao utilizar o sistema de ponto remoto, pode-se acessar um sistema que permite que a empresa e os gestores responsáveis acompanhem a jornada de trabalho dos colaboradores em tempo real, a qualquer hora do dia.
Antes do surgimento de sistemas de controle de ponto alternativos, as empresas tinham um gap de segurança arriscado, pois precisavam contar com a boa vontade e honestidade dos colaboradores para que o registro das horas trabalhadas fosse feito de maneira correta, pois a fiscalização era muito mais precária. Assim, caso o trabalhador realizasse algum registro de ponto incorreto, de maneira acidental ou intencional, era muito difícil comprovar o erro. Com o sistema de registro de ponto remoto, ainda mais com as opções de geolocalização, é possível que os gestores saibam exatamente o local onde o ponto foi marcado, bem como seus horários.
Como o sistema faz o registro dos pontos do colaborador e armazena os dados da jornada de trabalho, tanto a empresa quanto o colaborador podem ter acesso às informações referentes à jornada de trabalho, o que permite que o acompanhamento das horas trabalhadas e de outros fatores importantes da jornada sejam monitorados de maneira conjunta, transparente e segura, pois ao permitir que os colaboradores tenham acesso aos dados de sua jornada aumenta a confiança entre as partes e a transparência das relações profissionais.
Dentro do departamento de Recursos Humanos, a tomada de decisões e o gerenciamento dos processos geralmente precisam ser feitos de maneira rápida e ágil, sempre levando em conta as informações disponíveis nos sistemas de gestão. O sistema de registro de ponto remoto permite o recolhimento de dados essenciais para o gerenciamento das equipes e processos internos da empresa.
E qual a melhor solução de registro de ponto disponível no mercado?
Atualmente, um departamento pessoal precisa contar com a tecnologia como aliada para ter mais eficiência. Fazer o registro de funcionários, pagamento de horas extras, cálculos rescisórios, folha de pagamento e controle de horas dos funcionários manualmente, são práticas do passado. E para realizar tais processos de maneira mais eficiente e segura, a melhor solução é a mywork!
A mywork oferece um sistema de controle de ponto remoto online que permite uma gestão mais prática do cotidiano do Departamento Pessoal e facilita outros processos, como pagamento de horas extras, férias, banco de horas, etc. Para testar o sistema da mywork, basta clicar aqui.