Gestão de departamento pessoal e legislação trabalhista

A gestão de departamento pessoal é uma das rotinas mais cruciais para qualquer empresa que busca crescimento contínuo, já que esta área é responsável por lidar com todas as questões relacionadas aos colaboradores.

Gerenciar as atividades do departamento de recursos humanos é um desafio, devido à grande quantidade de tarefas, regulamentações e funções que devem ser supervisionadas diariamente na empresa.

O pagamento de horas extras, a elaboração da folha de pagamento, a realização de cálculos de horas extras e adicionais noturnos são algumas das responsabilidades que um profissional de recursos humanos precisa gerenciar regularmente.

Mas ainda existem muitas dúvidas quando pensamos na gestão de departamento pessoal e legislação trabalhista que até mesmo antecedem o dia a dia de gestão. Quem pode trabalhar com departamento pessoal? Quais são as funções básicas deste setor? Quais erros podem ser desencadeados numa empresa por conta de problemas no DP?

Essas e outras questões é o que vamos responder ao longo deste artigo. Acompanhe a leitura e saiba mais!

Qual faculdade deve ser feita para quem quer atuar na área de Departamento Pessoal?

Para trabalhar na área de Departamento Pessoal é preciso fazer a graduação em Recursos Humanos. 

Há também a possibilidade de entrar neste setor de trabalho através da graduação em psicologia: são muitas as pessoas que fazem a faculdade de psicologia e optam por seguir a carreira dentro do RH de empresas, lidando com o dia a dia da gestão de pessoas. 

Neste cenário, também é possível migrar para uma atuação focada no Departamento Pessoal.

Quais são as funções do departamento pessoal?

O departamento pessoal engloba uma série de rotinas distintas que acabam sendo interdependentes para o sucesso da gestão de pessoas. Não é possível listar todas as tarefas do dia a dia, pois há muitos detalhes operacionais envolvidos em cada uma delas, no entanto, é possível identificar algumas atividades-chave deste departamento. Elas são:

1. Admissão de funcionário

O departamento pessoal cuida do processo de formalização da contratação de novos funcionários, que envolve toda a documentação.

O setor recolhe os documentos necessários para o contrato, faz o registro junto aos órgãos trabalhistas devidos, cuida de todo o contrato de trabalho e, por fim, realiza a assinatura da Carteira de Trabalho e Previdência Social.

2. Demissão de colaborador

O processo de desligamento, assim como a admissão, faz parte das responsabilidades do Departamento Pessoal. Nessa situação, o profissional de DP também é responsável por redigir todos os documentos de demissão, arquivar informações sobre o profissional e calcular todo o acerto trabalhista.

Para isso, o DP precisa seguir todas as instruções da CLT para cada tipo de demissão, pois cada situação exige determinadas regras. Assim, as empresas não precisam se preocupar com possíveis ações trabalhistas derivadas de erros.

3. Gestão de documentos

Durante todo o ciclo de uma relação de trabalho, há documentos que precisam ser gerenciados pelo Departamento de Recursos Humanos, a começar pelo contrato de trabalho.

Um exemplo dessa gestão inclui diferentes tipos de contratos, como os exemplos listados abaixo:

• Empregado: contrato CLT, que caracteriza uma pessoa física contratada para trabalhar em uma pessoa jurídica, recebendo salário de forma não intermitente;
• Temporário: contratação de funcionário de uma empresa terceira por um período determinado sem vínculo empregatício;
• Autônomo: pessoa física que exerce atividades profissionais sem vínculo empregatício;
• Estagiário: contratação com o objetivo de complementar a formação acadêmica por meio de atividades supervisionadas.

Cada tipo de contrato possui suas particularidades e exigências específicas, portanto, cabe ao departamento de recursos humanos simplificar os processos, tornando-os ágeis e eficientes. É crucial para o departamento manter um arquivo atualizado com todos os documentos relevantes para a empresa.

É fundamental que os atestados médicos, documentos fiscais e outros arquivos sejam mantidos em segurança, garantindo que o empregador esteja sempre em conformidade com a legislação trabalhista.

Além disso, é de grande interesse que seja fácil localizar esses documentos sempre que necessário, o que depende de um bom sistema de padronização e armazenamento.

4. Compensação de funcionários

O departamento de recursos humanos também é responsável por realizar a compensação dos funcionários, que envolve todo o processo de controle de frequência, pagamento de salários e benefícios, bem como o pagamento de taxas, impostos e contribuições.

Desde o momento em que os funcionários são contratados pela empresa, o processo começa com o controle do fluxo de frequência ao trabalho, elaboração da folha de pagamento, gerenciamento de benefícios e cálculos de tributos.

5. Gestão de férias

As férias e licenças podem diminuir a disponibilidade da força de trabalho na empresa, tornando importante uma administração cuidadosa desses períodos.

Por isso, é essencial que os funcionários do departamento de recursos humanos compreendam claramente como criar uma escala de férias para os colaboradores, além de avaliar a necessidade de novas contratações, mesmo que temporárias, em casos de licenças prolongadas.

Como você pode imaginar, o setor também é responsável por criar e validar toda a documentação necessária para garantir o cumprimento das regras trabalhistas em relação a esses afastamentos.

6. Acompanhamento de jornadas de trabalho

O departamento pessoal também é responsável por fazer a gestão de jornadas de trabalho dos colaboradores. 

É fundamental que os gestores deste setor estejam sempre atentos ao registro de horas dos funcionários, desde a implementação das escalas de trabalho e das folgas até a definição do controle de absenteísmo.

O departamento pessoal também é responsável por gerenciar o mecanismo usado para o controle de ponto dos funcionários. O controle de ponto online da mywork é o mais completo do mercado e oferece uma gestão completamente automatizada das informações de entrada e saída dos funcionários, bem como das horas extras, faltas, adicionais e férias. 

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7. Gestão de benefícios

Após a contratação de novos funcionários, o Departamento Pessoal também deve oferecer os benefícios corporativos ao profissional e garantir que todos eles estão sendo concedidos corretamente.

Entre os principais benefícios oferecidos, os principais costumam ser:

• Vale-transporte;
• Vale-refeição/alimentação;
• Vale-cultura;
• Convênio médico/odontológico;
• Auxílio-creche;
• Bolsa de estudos;

8. Folha de pagamento

Essa é talvez a função mais conhecida do Departamento Pessoal. Com base em todas as informações coletadas durante o mês, é responsabilidade do setor preencher a folha de pagamento e os holerites dos funcionários.

Portanto, o DP precisa estar atento ao controle de horas, possíveis ganhos e descontos, além de seguir o calendário apropriado adotado pela empresa para agendar o pagamento dos colaboradores.

Você já ouviu falar em Departamento Pessoal online?

O Departamento Pessoal online é uma solução tecnológica que oferece serviços de gestão de pessoal e recursos humanos de forma remota, utilizando a internet como plataforma. Em outras palavras, é uma ferramenta que permite a gestão de processos relacionados aos colaboradores de uma empresa de forma remota e com uso da tecnologia.

Dessa forma, o Departamento Pessoal online pode auxiliar empresas de todos os tamanhos e segmentos, oferecendo serviços como gestão de ponto eletrônico, cálculo e emissão de folha de pagamento, controle de benefícios, gestão de férias e outras funcionalidades.

A plataforma da mywork é um exemplo de Departamento Pessoal Online. Ela pode ser acessada por meio de dispositivos móveis ou computadores conectados à internet, permitindo que gestores e colaboradores tenham acesso a informações atualizadas em tempo real.

O Departamento Pessoal online pode trazer diversas vantagens para as empresas, como a redução de custos, gestão de pessoal, maior agilidade e eficiência na realização de tarefas e processos, além de maior segurança e precisão na gestão das informações dos colaboradores.

Como a mywork pode ajudar na gestão de departamento pessoal e legislação trabalhista do seu negócio?

A mywork é uma opção de tecnologia em departamento pessoal e legislação trabalhista que permite maior agilidade, transparência e segurança para a sua empresa.

A mywork automatiza processos manuais do Departamento Pessoal e simplifica as rotinas que envolvem burocracias.

Entre as funcionalidades que seu DP pode ter com a mywork estão:

• Acompanhamento em tempo real dos registros de ponto, atrasos, faltas e horas extras;
• Registro de ponto feito pelo celular, computador ou tablet; 
• Automatização do cálculo do banco de horas e de horas extras; 
• Automatização da gestão de férias; 
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