Assinatura eletrônica de folha de ponto: quais as vantagens?

A implementação da assinatura eletrônica na folha de ponto não apenas aprimora a eficiência e rapidez das atividades do setor de Recursos Humanos, mas também fortalece a segurança jurídica das empresas.

Por isso, diante da adoção de novas tecnologias digitais no mercado, diversas empresas já estão implementando esse procedimento em suas rotinas diárias de gestão.

Contudo, antes de você adotar esse procedimento no seu negócio, é importante entender como a assinatura eletrônica da folha de ponto funciona, bem como o que diz a lei e as vantagens desse processo. 

Ao longo deste artigo vamos te mostrar as principais informações sobre o assunto para que você possa tomar a melhor decisão estratégica para a sua empresa. Vamos lá?

O que é a folha de ponto?

A folha de ponto é um documento essencial para acompanhar as horas trabalhadas pelos colaboradores, seja de forma manual, mecânica ou eletrônica. Essa ferramenta é fundamental para controlar a jornada de trabalho e garantir o pagamento correto dos salários.

A folha de ponto basicamente registra todos os dados importantes da jornada de trabalho de um funcionário, como, por exemplo as horas extras, faltas, atrasos e ausências.

Essas informações não são apenas úteis para que a empresa possa pagar os salários dos colaboradores corretamente, mas também para que o RH e os gestores possam fazer uma gestão eficaz das atividades das equipes.

Quem deve assinar a folha?

A assinatura da folha de ponto geralmente requer a participação tanto do colaborador quanto do gestor responsável pela validação das informações registradas. Vamos detalhar esse procedimento.

Primeiramente, é importante que o colaborador preencha a folha de ponto com atenção, registrando suas horas de trabalho, eventuais horas extras e ausências. Esse passo é essencial para garantir a precisão dos registros.

Em seguida, a folha de ponto passa pela avaliação do gestor, que deve analisar minuciosamente os dados registrados. A assinatura do gestor confirma a veracidade das informações presentes na folha de ponto, garantindo sua legitimidade e respaldo legal.

O que é a assinatura da folha de ponto, afinal?

A assinatura da folha de ponto é justamente esse processo feito pelo funcionário para validar as informações de seu horário de trabalho.

Essa assinatura pode ser feita de maneira manual, caso a empresa utilize um sistema tradicional de controle de ponto, ou de forma eletrônica, por meio de um dispositivo eletrônico.

O que a CLT diz sobre a assinatura da folha de ponto?

A legislação trabalhista brasileira, representada pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), não estabelece exigências específicas quanto à obrigatoriedade ou importância da assinatura na folha de ponto.

De acordo com o Artigo 74, a legislação estipula que empresas com mais de 20 funcionários devem realizar o controle de ponto das equipes.

No entanto, é importante ressaltar que, de acordo com o Artigo 74 da CLT, as empresas têm a liberdade de escolher entre métodos de registro manual, mecânico ou eletrônico para registrar os horários de trabalho dos colaboradores, sem a necessidade de orientações específicas sobre a assinatura da folha de ponto.

Contudo, muitos juristas entendem que a folha de ponto tem validade apenas quando assinada. Essa interpretação leva em conta o que é dito no Código Processual Civil, que discorre que a validade de um documento depende da sua assinatura.

Por isso, a assinatura da folha de ponto garante mais autenticidade ao documento e mais segurança jurídica para o empregador e o empregado.

O que é uma assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma inovação tecnológica que substitui o método tradicional de assinatura em papel, sendo realizada de forma eletrônica e automatizada.

Além disso, a assinatura eletrônica se destaca por possibilitar diversas formas de ser feita, por meio de uma variedade de códigos estabelecidos entre o remetente do documento e o destinatário, que é a pessoa que assina.

Dentre as opções mais comuns, estão senhas, biometria, reconhecimento de IP, entre outras tecnologias.

Por essa razão, a assinatura eletrônica não apenas valida documentos digitais, mas também pode ser empregada para controlar o acesso e privacidade de informações em sistemas online.

Devido a essas características, a assinatura eletrônica é vista como uma ferramenta extremamente útil e eficaz para autenticar documentos e ações, como é o caso da folha de ponto.

Assinatura digital da folha de ponto é permitida?

A legislação trabalhista reconhece a validade jurídica da assinatura digital, desde que esteja em conformidade com as normas estabelecidas. Isso indica que a assinatura digital tem o potencial de substituir a assinatura em papel, desde que atenda aos requisitos de autenticidade e integridade.

A assinatura eletrônica adquiriu validade jurídica com a publicação da Lei n.º 14.063, de 23 de setembro de 2020, cujo texto veio da Medida Provisória 2.200/2001-2, que até então era a principal referência no assunto. 

A publicação desta lei não apenas desburocratizou a adoção da assinatura eletrônica como também aumentou a segurança jurídica de sua utilização.

O emprego da assinatura digital na folha de ponto não só otimiza o procedimento, mas também contribui para a redução do uso de papel, promovendo práticas sustentáveis. Porém, é essencial verificar a legislação vigente para assegurar a conformidade necessária.

Vale destacar que a Portaria 671, que permite o uso de ponto eletrônico nas empresas brasileiras, também coloca regras para usar a assinatura eletrônica na folha de ponto.

A mywork, engajada em atualizar os métodos de gerenciamento de equipe, promove a implementação consciente da assinatura eletrônica, seguindo sempre as regulamentações vigentes.

Nós desenvolvemos um sistema completo de controle de ponto eletrônico que permite tanto o registro digital na folha de ponto quanto o tratamento de dados, gestão do banco de horas e muito mais!

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Como fazer a assinatura eletrônica de folha de ponto?

Para implementar a assinatura eletrônica na folha de ponto, é essencial contar com um sistema de controle de ponto eletrônico que suporte esse processo.

Após a instalação desse sistema na companhia, a equipe de Recursos Humanos pode pedir aos funcionários que realizem a assinatura eletrônica desse documento de maneira rápida e segura.

A forma como o procedimento é realizado pode variar de acordo com o sistema adotado pela empresa, no entanto, de maneira geral, o processo é simples, ágil e seguro. Geralmente, basta que o colaborador faça o login no sistema e assine o documento requerido.

Quais os benefícios de assinar a folha de ponto eletronicamente?

Ao implementar a prática de assinar a folha de ponto, as empresas podem desfrutar de uma variedade de vantagens estratégicas.

Primeiramente, a assinatura eletrônica confere validade aos registros, garantindo sua autenticidade em questões trabalhistas e auditorias. Além disso, a folha de ponto digitalizada cria um histórico preciso das horas trabalhadas por cada colaborador, estabelecendo uma base sólida para a gestão de desempenho e produtividade.

Outra vantagem estratégica é a transparência proporcionada pela assinatura da folha de ponto, fortalecendo a relação de confiança entre a empresa e seus colaboradores, demonstrando a transparência nas práticas de gestão. Esse fator é essencial para fomentar um ambiente de trabalho saudável, seguro e colaborativo.

Dessa maneira, a assinatura da folha de ponto faz com que as empresas não apenas atendam aos requisitos trabalhistas de gestão, mas também que fortaleçam a cultura organizacional.