Vale a pena usar uma planilha de controle de férias?

A sua empresa usa uma planilha para controlar férias dos colaboradores? Ou já utiliza soluções mais modernas? Com certeza você já sabe que as férias são um direito de todos os trabalhadores que são contratados dentro das regras da Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT). Além disso, fazer o controle correto dessas férias é uma rotina fundamental para todo RH que quer evitar problemas trabalhistas.

No entanto, ainda são muitas as empresas que utilizam métodos antiquados para fazer a organização de férias dos funcionários e é importante que os profissionais de RH conheçam as tecnologias que podem facilitar o dia a dia, especialmente para aqueles que lidam com questões do Departamento Pessoal.

Neste artigo, vamos falar sobre as diferentes formas de fazer o controle e a organização de férias dos funcionários. Passaremos por questões importantes, como as regras do período de férias, o período aquisitivo, o cálculo de férias e as ferramentas que podem ajudar nesse processo.

Ademais, vamos te ajudar a responder a seguinte pergunta: vale a pena usar uma planilha de controle de férias?

Boa leitura!

O que são as férias do trabalho?

O período de férias, como explicamos anteriormente, é um direito de qualquer trabalhador brasileiro que é contratado no regime da CLT. Em outras palavras, é um direito de todos que têm carteira de trabalho assinada pela empresa.

As férias dos trabalhadores celetistas têm duração de 30 dias e acontecem sempre depois de 12 meses consecutivos de trabalho. 

Assim, se um funcionário começar a trabalhar em outubro de 2023, poderá tirar férias a partir de outubro de 2024.

O que é o período aquisitivo?

O período aquisitivo nada mais é do que o tempo que o colaborador deve trabalhar para ter direito a 30 dias de férias. A cada 12 meses de trabalho, o funcionário tem direito a 30 dias de descanso.

Mas atenção! Para ter direito aos 30 dias de férias, o colaborador não pode ter mais do que 5 faltas injustificadas no ano. A partir de 5 faltas sem justificativa, os dias de férias do funcionário podem ser descontados assim:

• De 6 a 14 faltas injustificadas: 24 dias corridos de férias (perda de 6 dias);
• 15 a 23 faltas injustificadas: 18 dias corridos de férias (perda de 12 dias);
• 24 a 32 faltas injustificadas: 12 dias corridos de férias (perda de 18 dias);

Por que fazer o controle de férias?

É importante que os gestores e profissionais de RH conheçam as regras de férias para evitar problemas na concessão do período de descanso dos funcionários e outros dilemas trabalhistas. Entender as possíveis penalidades, multas e ações trabalhistas que uma má gestão de férias pode acarretar é o primeiro passo para evitar dificuldades!

O controle de férias ideal é aquele que ajuda a empresa a ter um panorama claro, seguro e organizado de todas as férias às quais os funcionários tem direito. Idealmente, uma ferramenta de gestão de férias também é aquela que:

• Indica os dias de falta injustificada
• Faz os cálculos de pagamento de férias
• Aponta o saldo de dias de descanso
• Permite o acompanhamento do período aquisitivo

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Qual é a lei do controle de férias?

Controlar as férias dos funcionários exige dois pontos de atenção iniciais: o período aquisitivo e o período concessivo. A CLT determina, nos artigos 129 e 130, que:

• Art. 129. Todo empregado terá direito anualmente ao gozo de um período de férias, sem prejuízo da remuneração.
• Art. 130. Após cada período de 12 (doze) meses de vigência do contrato de trabalho, o empregado terá direito a férias […].

É importante que o RH entenda profundamente as regras de gestão e controle de férias para ter todo o respaldo necessário na hora de organizar essa rotina. A forma mais eficiente de controlar férias de colaboradores que já cumpriram o período aquisitivo é utilizando ferramentas de controle de férias adequadas.

É recomendado fazer os cálculos de férias numa planilha de controle de férias?

É possível fazer os cálculos numa planilha de controle de férias, mas essa não é, nem de longe, a forma mais adequada ou segura de fazer isso.

Primeiramente, o cálculo de férias exige um conhecimento prévio de como são definidos os valores de dias de trabalho dos funcionários e é preciso que o RH saiba exatamente quais valores inserir na planilha de controle de férias.

Por isso, não recomendamos que os profissionais de RH usem planilha de controle de férias para fazer os cálculos, já que essa ferramenta abre espaço para erros e, dependendo da situação, até mesmo fraudes.

O funcionário pode vender férias?

Sim! Os funcionários podem optar por vender dias de férias e este processo também é conhecido como “abono pecuniário”.

A venda de férias acontece quando o funcionário (CLT) escolhe não tirar seus dias de descanso ao final de 12 meses de trabalho e, sim, vendê-los. Isso é comum quando os colaboradores desejam obter uma renda extra.

Mas atenção! Não são todos os dias de férias que podem ser vendidos. Apenas ⅓ das férias do trabalhador podem ser convertidos em remuneração.

Dessa forma, como o funcionário tem direito a 30 dias de férias, apenas 10 dias deste total podem ser vendidos para a empresa. 

O artigo 143 da CLT fala sobre a venda de férias. Veja:

“Art. 143 – É facultado ao empregado converter 1/3 (um terço) do período de férias a que tiver direito em abono pecuniário, no valor da remuneração que lhe seria devida nos dias correspondentes.”

A planilha de controle de férias funciona?

É comum que empresas utilizem uma planilha de controle de férias em suas rotinas de gestão de funcionários. Muitos profissionais do RH e do DP acreditam que essa ferramenta, seja ela via Excel ou Google Sheets, é uma forma prática e acessível de organizar o descanso dos colaboradores da empresa, mas isso não é verdade e pode causar problemas sérios para a organização interna e para a empresa.

Primeiramente, o controle de férias via planilha não é garantia de organização. Os gestores, por mais atentos que sejam, podem cometer erros de digitação, confundir fórmulas ou inserir dados errados a respeito das férias dos funcionários. Erros humanos são comuns, mas podem gerar uma grande dor de cabeça.

Além disso, uma planilha de controle de férias está sujeita a problemas com fraudes, especialmente se a planilha for compartilhada com os colaboradores. É possível que alguém cadastre um período aquisitivo errado ou altere os saldos de férias… As possibilidades de problemas são inúmeras!

Por fim, uma planilha de controle de férias não gera relatórios importantes para a organização do RH. Não é possível acompanhar a evolução dos dias adquiridos e é mais difícil acompanhar períodos de férias que estão prestes a vencer. Isso pode gerar muita confusão e problemas legais.

Resumidamente, os principais problemas da planilha de controle de férias são:

• Não oferece alertas sobre férias prestes a vencer;
• Não gera relatórios automaticamente;
• Não podem ser customizadas para cada colaborador.
• Podem ser facilmente apagadas;
• Estão sujeitas a erros humanos e fraudes.

Qual é o melhor jeito de fazer o controle de férias?

Quando os colaboradores vão tirar férias, é importantíssimo que o RH faça os pagamentos devidos aos funcionários e para que o restante da equipe esteja alinhada com as datas de saída e retorno de seus colegas para a empresa. Isso ajuda a organizar as demandas de trabalho e a registrar o histórico de todos os trabalhadores.

Além disso, é muito importante que as férias sejam registradas de forma correta para assegurar que as regras estão sendo devidamente cumpridas pelo colaborador e pela empresa. Isso pode ser feito muito facilmente com um sistema de controle de férias digital.

Ademais, para que tudo que envolve as férias dos funcionários seja feito corretamente, é preciso que a empresa tenha total controle sobre as faltas não justificadas dos trabalhadores, o que é difícil sem um sistema de controle de ponto e gestão de jornada adequada.

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Além disso, o controle de ponto online auxilia na gestão dos dias trabalhados e no controle de faltas, fatores que impactam diretamente nas férias dos funcionários.E o melhor de tudo é que você pode testar a mywork gratuitamente durante 15 dias! Basta clicar aqui e solicitar seu teste grátis!