Para que serve o cartão ponto? Conheça a solução e suas alternativas

Controlar a jornada de trabalho dos colaboradores, seja por meio de cartão ponto ou outras formas, é um passo fundamental para todas as empresas. É essencial garantir que as horas trabalhadas sejam registradas com precisão, de modo a estar em conformidade com as leis trabalhistas e evitar possíveis complicações legais.

Embora o uso do cartão ponto seja comum e bem conhecido para registrar os horários de entrada e saída dos colaboradores, é importante reconhecer que esse método pode resultar em equívocos e perda de tempo.

Uma excelente notícia é que atualmente, no mercado, existem várias ferramentas que podem facilitar a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores, tornando essa atividade mais eficaz e menos propensa a equívocos. Um exemplo é o controle de ponto online da mywork, que está disponível para teste gratuito clicando aqui.

Durante este artigo, vamos explorar o conceito do cartão de ponto, como ele funciona e também compartilhar algumas razões para considerar evitar sua utilização na sua empresa. Continue com a leitura!

O que é um cartão ponto?

O cartão de ponto é uma maneira tradicional de registrar os horários de entrada e saída de todos os colaboradores em uma empresa. Geralmente feito de papel ou material magnético, o cartão é utilizado no relógio de ponto para registrar os horários de trabalho dos funcionários.

Quando o funcionário começa sua jornada de trabalho, ele utiliza o cartão para registrar o horário de entrada no relógio de ponto. Ao término do expediente, a mesma ação é realizada para registrar o horário de saída.

Basicamente, o cartão ponto serve para garantir que todas as regras da jornada de trabalho do funcionário estão sendo cumpridas tanto pelo colaborador quanto pela empresa.

Como funciona um cartão ponto na prática?

Em geral, existem dois tipos de cartão ponto: o manual e o eletrônico.

No sistema manual, o colaborador faz a inserção manual dos horários de entrada e saída em um cartão físico.

No sistema manual, o colaborador posiciona o cartão no relógio de ponto e realiza a marcação, indicando o horário de entrada ou saída. É fundamental que a empresa designe um colaborador responsável por coletar e arquivar os cartões, além de realizar o cálculo das horas trabalhadas.

Já no sistema eletrônico, os horários são registrados automaticamente por meio de um relógio de ponto ou um aplicativo.

Neste sistema, o registro é feito por meio de um leitor de cartões, um aplicativo de celular ou um computador. As informações são automaticamente enviadas para um sistema de gestão de ponto, que armazena e processa os dados para calcular a jornada de trabalho e a remuneração do colaborador.

O cartão de ponto deve conter que tipo de informação?

De acordo com a legislação trabalhista do Brasil, o cartão ponto precisa apresentar:

1. Nome da empresa
2. Nome do colaborador
3. Número de matrícula ou registro do funcionário
4. Data de início e fim da jornada de trabalho diária
5. Horário de entrada e saída do funcionário
6. Intervalos para refeições e descanso, quando aplicável
7. Assinatura do colaborador
8. Assinatura do empregador ou da pessoa responsável por fazer o controle de ponto

Além disso, é fundamental que o preenchimento do cartão de ponto seja feito de forma clara e sem qualquer tipo de alteração, garantindo assim que possíveis questionamentos ou problemas legais no futuro não aconteçam.

O que a CLT determina sobre o cartão ponto?

As leis trabalhistas do Brasil, representadas pela CLT, são uma importante fonte de regulamentação no país, abordando diversas diretrizes relacionadas ao controle da jornada de trabalho, incluindo o uso do cartão ponto.

O artigo 74 da CLT destaca a importância de registrar a jornada de trabalho e determina que é essencial que a empresa mantenha um controle diário e preciso da jornada de seus colaboradores.

Além disso, vale ressaltar que as leis trabalhistas também permitem o controle da jornada através de sistemas mecânicos, eletrônicos ou informatizados, desde que estejam de acordo com as determinações do Ministério do Trabalho e Emprego.

Em 2009, o Ministério do Trabalho introduziu a Portaria 1510, estabelecendo diretrizes mais rigorosas para o registro das horas trabalhadas pelos colaboradores, promovendo a utilização de sistemas eletrônicos para o controle de ponto.

Já em 2011, o Ministério do Trabalho e Emprego criou a Portaria 373, que determinou que as soluções eletrônicas de controle de ponto devem ser aprovadas pela convenção ou acordo de trabalho coletivo.

No ano de 2021, foi promulgada pelo Governo Federal a Portaria 671, que unificou as portarias 373 e 1510 em um único regulamento, incorporando outros elementos. Portanto, é essencial que as empresas sigam as diretrizes estabelecidas para a gestão do controle de ponto, visando garantir transparência, objetividade e facilitar o acesso dos colaboradores.

Além disso, é importante ressaltar que a CLT determina que a gestão da jornada de trabalho é obrigatória para empresas com mais de 20 colaboradores. É essencial garantir que o registro seja feito diariamente, incluindo os horários de entrada, saída e os períodos de descanso e intervalos.

Por que sua empresa não deve usar o cartão ponto manual?

As limitações do cartão de ponto se tornam evidentes ao compará-lo com as soluções mais atualizadas de registro de jornada. Dentre elas, destacam-se:

1. Erros na marcação de ponto:

Os equívocos nos registros do cartão de ponto manual ou mecânico podem resultar em questões legais, prejuízos e insatisfação de colaboradores e empresa, levando a horas não computadas ou extras registradas incorretamente.

2. Pouca segurança e possibilidade de fraude:

Considerando que os registros são feitos em papel ou em um dispositivo mecânico, é importante ressaltar que os documentos podem ser facilmente extraviados, danificados ou adulterados. Essas questões afetam a confiabilidade dos registros de ponto, o que pode acarretar diversos problemas para a empresa.

Como o cartão ponto é um método de registro de jornada que não possui nenhum sistema de autenticação, é crucial destacar que os registros feitos nele podem estar vulneráveis a fraudes por parte dos colaboradores ou por terceiros que tenham acesso ao cartão.

3. Falta de integração com outros sistemas:

As soluções de controle de ponto eletrônico integram-se automaticamente com outros sistemas da empresa, eliminando procedimentos manuais e retrabalho que são muito comuns em registros feitos no cartão ponto manual.

4. Inflexibilidade

A inflexibilidade é mais um ponto a considerar ao optar pelo uso do cartão de ponto manual ou mecânico. Isso ocorre porque esses sistemas limitam a capacidade de gerenciar a jornada de trabalho dos colaboradores.

Por exemplo, em empresas que adotam políticas de trabalho flexíveis ou remoto, a utilização do cartão de ponto manual ou mecânico pode se tornar um obstáculo para uma gestão eficiente da jornada de trabalho, dificultando a supervisão adequada das jornadas dos colaboradores.

Esses sistemas também podem não atender adequadamente às necessidades de empresas com funcionários em diferentes turnos ou que frequentemente realizam horas extras.

5. Armazenamento de dados

Conforme determina a CLT, as empresas são obrigadas a manter os registros de ponto por pelo menos 5 anos, o que pode resultar em uma grande quantidade de documentos e papéis ao longo do tempo.

Além disso, é de extrema importância manter esses dados preservados para prevenir quaisquer questões legais, já que os registros de ponto são essenciais para validar o cumprimento da jornada de trabalho e o pagamento de horas extras.

No entanto, guardar os cartões de ponto pode se tornar um desafio quando não feito de maneira correta. Os documentos podem se deteriorar com o tempo, ficar amarelados, rasgados, molhados ou perdidos, o que pode comprometer a eficácia da comprovação em uma ação trabalhista.