Se você está mergulhando no universo da gestão de pessoas e se deparou com o termo "Arquivo Eletrônico de Jornada" (AEJ), mas não sabe o que é este arquivo, você veio ao lugar certo. Vamos te ajudar a entender o que é este documento e a importância dele na sua gestão de pessoas.
O AEJ, em essência, é uma ferramenta tecnológica que simplifica o registro de jornada dos funcionários, substituindo os métodos tradicionais e manuais. Essa transição para o formato eletrônico não apenas agiliza processos, mas também traz consigo uma série de benefícios para as organizações.
Vamos explorar mais a fundo esse conceito?
O que é AEJ?
O AEJ, conhecido como Arquivo Eletrônico de Jornada, é um documento que contém informações relacionadas ao processamento posterior dos dados gerados pelo REP-C, REP-A ou REP-P. Esse arquivo é gerado pelo Programa de Tratamento de Ponto (PTRP) e segue o layout definido no Anexo VI da Portaria nº 671/2021.
Quais registros compõem o AEJ?
Ao adotar o AEJ, é fundamental compreender quais registros compõem essa ferramenta e como ela opera no dia a dia da gestão de recursos humanos. Os principais registros incluem informações como horários de entrada e saída, intervalos e até mesmo atividades específicas realizadas durante a jornada de trabalho. Esses dados são coletados e armazenados de forma eletrônica, proporcionando uma visão detalhada e precisa da jornada de cada colaborador.
A grande vantagem desses registros eletrônicos é a eliminação de possíveis erros humanos, comuns em métodos manuais, e a garantia de conformidade com as normativas trabalhistas vigentes. Isso não apenas simplifica processos internos, mas também contribui para um ambiente de trabalho mais transparente e confiável;
O arquivo AEJ é composto por diversos tipos de registros, tais como:
- Registro do tipo "01" - Cabeçalho, que contém informações do empregador;
- Registro do tipo "02" - REPs usados;
- Registro do tipo "03" - Vínculos, contém dados do funcionário, como CPF e nome;
- Registro do tipo "04" - Horário contratual, ou seja, duração da jornada, horário estipulado, etc;
- Registro do tipo "05" - Marcações, como horário de entrada (E), saída (S), marcações Desconsideradas (D), bem como fonte da marcação;
- Registro do tipo "06" - Identificação da matrícula no eSocial para empregados com mais de um vínculo no AEJ;
- Registro do tipo "07" - Ausências, faltas e banco de horas;
- Registro do tipo "08" - Identificação do PTRP (Programa de Tratamento de Registro de Ponto);
- Registro do tipo "99" - Trailer;
- Assinatura Eletrônica.
Observações sobre a geração do AEJ
- Os dois primeiros dígitos identificam o tipo de registro;
- Os registros são classificados por tipo de registro ( 01, 02, 03, 04...) obrigatoriamente;
- Contratos sem marcações no período processado não estarão no arquivo;
- REPs que sem registros de marcações no período processado não estarão no arquivo;
- Todos os arquivos deverão conter a assinatura eletrônica para serem válidos;
- Quando houver marcações ímpares, a última marcação será identificada com o tipo de registro igual a D - Desconsiderada;
- Os registros tipo 06 somente são gerados quando dois ou mais contratos existirem para o mesmo CPF;
- Ao término do processamento do arquivo, caso erros e/ou alertas sejam identificados, serão exibidos em uma tela explicativa;
- A geração do arquivo da assinatura eletrônica é automático e ocorre sempre quando não houver erros.
Quais são os Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) existentes?
Para entender completamente o AEJ, é crucial conhecer os diferentes Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) existentes no mercado. Estes sistemas variam em funcionalidades, interfaces e níveis de personalização, permitindo que as empresas escolham aquele que melhor atenda às suas necessidades específicas.
- REP-C: Convencional: É o registrador eletrônico de ponto convencional. Neste, se enquadram todos os equipamentos homologados pela portaria 1510;
- REP-A: Alternativo: É o registrador eletrônico de ponto alternativo. Para o REP-A ser válido, deve ser autorizado por convenção ou acordo coletivo. Enquadram-se nesta opção equipamentos de ponto mobile, por exemplo;
- REP-P: Programa: É o registrador eletrônico de ponto via programa. Nesta opção estão todos equipamentos que fazem marcação desde que esta seja enviada e processada por uma sistema que siga os requisitos técnicos definidos na Portaria nº 671 e tenha registro de programa de computador no Instituto Nacional da Propriedade Industrial - INPI.
A escolha do sistema ideal dependerá das características e demandas particulares de cada organização, mas a mywork é a melhor e mais eficiente solução disponível no mercado para qualquer tipo e tamanho de empresa. Nosso sistema é 100% adequado às regras trabalhistas para marcação de ponto digital e ainda permite que seus funcionários batam ponto via celular, tablet ou computador!
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Benefícios de adotar um sistema de registro eletrônico de ponto
Agora que compreendemos o que é o AEJ e os registros que o compõem, vamos mergulhar nos benefícios que sua adoção traz para as empresas.
Além da evidente simplificação de processos, a transição para um sistema eletrônico de ponto proporciona maior precisão nos registros, redução de custos administrativos e, consequentemente, mais eficiência operacional.
Outro aspecto crucial a ser considerado é a conformidade legal. Com as constantes mudanças nas leis trabalhistas, manter-se atualizado e em conformidade é uma tarefa desafiadora. No entanto, ao adotar um sistema alinhado com as normativas, as empresas garantem uma gestão de ponto em conformidade com a legislação, minimizando riscos de ações trabalhistas e evitando possíveis penalidades judiciais.
Considerações finais
Em resumo, o Arquivo Eletrônico de Jornada (AEJ) representa uma revolução na forma como as empresas lidam com o registro de ponto.
Ao compreender os registros, explorar os diferentes Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) e abraçar os benefícios dessa transição, as organizações podem otimizar sua gestão de recursos humanos e caminhar rumo a um ambiente de trabalho mais eficiente, transparente e em conformidade com a legislação vigente.
Até a próxima!