Folha de ponto digital, FGTS entre outros: 48 documentos que o DP precisa guardar! 2 anos atrás

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Todo gestor de RH e DP sabe da importância de se fazer a guarda de documentos do departamento pessoal. Muitos destes documentos precisam ser utilizados futuramente em promoções, desligamentos, pagamentos de impostos e até mesmo litígios. Em muitos casos ainda, a lei determina um prazo para guarda de documentos trabalhistas, o que pode acarretar em multas caso a empresa não tenha tido essa organização. E grande parte deles depende uns dos outros, como a folha de ponto digital dos funcionários, que é base para muitos outros documentos. Caso a empresa ainda utilize uma folha de ponto manual, então, o processo costuma ficar ainda mais complexo. Mas como organizar a pasta de documentos de funcionários? Quais documentos preciso guardar e por quanto tempo? Para ajudá-los nessa tarefa, a mywork criou esse mini-guia dos documentos mais importantes para se guardar:

Menos de 5 anos, prazo indeterminado ou até o prazo de validade

São poucos os documentos que precisam ser guardados por menos de 5 anos. Alguns não possuem prazo determinado de guarda, e, por isso, é recomendável que sejam guardados por no mínimo esse tempo. Alguns mais específicos têm uma validade pré-determinada e, por isso, devem ser guardados por esse período. Cada documento também tem sua especificidade sobre quando o período começa a contar, o que acaba tornando os prazos de guarda obrigatórios ainda maiores. Nessa categoria incluímos:

Indeterminado

  • Contrato de Trabalho
  • CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livro de atas
  • Livro de Inspeção do Trabalho
  • Fichas de Registro de Funcionário
  • Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação
  • Recolhimento previdenciários do contribuinte individual
  • Livro Diário e Livro Razão

3 anos

  • CAGED
  • Formulário Resumo Estatístico Anual
  • Ficha de Acidente de Trabalho

Prazo de validade/ Uso

  • Livro “Registro de Segurança” (existência do equipamento em questão)
  • Atestado de Saúde Ocupacional (tempo de validade)

Entre 5 e 10 anos

 Uma grande quantidade de documentos do departamento pessoal precisa ser guardado por um período de 5 anos. Nesta categoria encontramos: 

  • Acordo de Compensação de Horas (Inclusive Banco de Horas)
  • Acordo de Prorrogação de Horas (Inclusive Horas Extras)
  • Pedido de Demissão (carta)
  • COFINS (e sua respectiva DARF)
  • Aviso Prévio
  • Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical
  • Folha de Ponto Digital ou Manual
  • SESMT (Mapa de Avaliação dos acidentes de trabalho)
  • Recibo de Vale-transporte
  • Comunicado de Dispensa – Seguro Desemprego
  • Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho

Entre 10 e 20 anos

Documentos que precisam ser guardados por 10 anos são em sua maioria ligados a questões de pagamentos e impostos. Nestes se encontram:

  • CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
  • Comprovante de entrega de GPS ao sindicato
  • Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS
  • PIS ( e sua DARF)
  • Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias
  • FINSOCIAL
  • Folha de Pagamento
  • GPS – Guia da Previdência Social
  • Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias
  • PASEP (e sua DARF)
  • RAIS – Relação Anual de Informações Sociais
  • Recibo de Pagamento de Salário
  • Recibo de Pagamento de Férias
  • Recibo de Pagamento de 13o Salário
  • Documentos relacionados ao Salário-Educação
  • Documentos relacionados ao Salário-Família

20 anos ou mais

Acredite: Há documentos que precisam ser guardados por até 30 anos. Nesta categoria encontramos principalmente documentos previdenciários que terão que ser usados muitos anos depois quando o funcionário for solicitar sua aposentadoria junto ao governo:

20 anos

  • Histórico Clínico
  • Registro PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais

30 anos

  • Depósitos FGTS
  • GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social
  • GRE – Guia de Recolhimento do FGTS
  • PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
  • RE – Relação de Empregados do FGTS
  • RFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social
  • SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social

Esses são os documentos padrões que as empresas precisam guardar, mas não são todos. Empresas de algumas indústrias específicas poderão ter que fazer a guarda de outros documentos específicos da natureza do negócio. Fazer a guarda desses documentos trabalhistas é uma tarefa que exige bastante organização. Por isso que a mywork guarda a folha de ponto digital dos seus funcionários por tempo indeterminado. Com isso, ela fica disponível para seu contador utilizá-la na confecção de vários dos documentos citados acima. Folha de ponto digital é um jeito mais seguro e prático de se controlar o ponto em comparação com a folha de ponto física. Se quiser saber mais como o controle de ponto da mywork funciona, um de nossos representantes poderá te ajudar! Caso queira receber atualizações com conteúdos sobre departamento pessoal e recursos humanos, você também pode se inscrever na nossa Newsletter.

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