Entenda o que é o cartão ponto e saiba quais são as melhores alternativas para este modelo de controle de jornada de trabalho.
Controlar a jornada de trabalho dos colaboradores, seja por meio de cartão ponto ou outras formas, é essencial para todas as empresas. É fundamental assegurar que as horas trabalhadas sejam registradas de forma precisa, a fim de cumprir as leis trabalhistas e evitar possíveis ações judiciais.
Contudo, realizar o controle de jornada dos colaboradores pode se tornar uma atividade desafiadora e intricada para o setor de Recursos Humanos, especialmente quando feito de maneira manual.
O uso do cartão ponto é uma prática convencional e amplamente difundida para registrar os horários de entrada e saída dos colaboradores. No entanto, esse método pode propiciar erros e desperdício de tempo.
A boa notícia é que atualmente, no mercado, existem diversas ferramentas que podem simplificar a gestão da jornada de trabalho dos colaboradores, tornando essa atividade mais eficaz e menos propensa a equívocos. Um exemplo é o controle de ponto online da mywork, que você pode testar gratuitamente clicando aqui.
Ao longo deste artigo, iremos abordar o conceito do cartão de ponto, seu funcionamento e, sobretudo, apresentar algumas razões para evitar sua utilização na sua empresa. Vamos lá?
O cartão de ponto é uma forma convencional de registrar a entrada e saída dos colaboradores em uma empresa. Costuma ser um cartão de papel ou magnético que é inserido em um relógio de ponto para registrar os horários de trabalho.
Quando o colaborador inicia o seu dia de trabalho, ele utiliza o cartão para registrar sua entrada no relógio de ponto. Ao final do expediente, o processo se repete para registrar o horário de saída.
Neste sistema, os colaboradores registram seus horários de entrada e saída no trabalho em cartões específicos, garantindo assim o controle preciso de sua jornada diária.
Existem, de modo geral, dois tipos de cartão de ponto: o manual e o eletrônico. No sistema manual, o colaborador insere manualmente os horários de entrada e saída em um cartão físico. Já no sistema eletrônico, os horários são registrados automaticamente por meio de um relógio de ponto ou um aplicativo.
No sistema manual, o colaborador insere o cartão no relógio de ponto e faz a marcação com uma caneta, indicando o horário de entrada ou saída. É essencial que a empresa tenha um colaborador responsável por coletar e arquivar os cartões, além de fazer o cálculo das horas trabalhadas.
No sistema eletrônico, a marcação é realizada através de um leitor de cartões, um app de celular ou um computador. Estas informações são automaticamente enviadas para um sistema de gestão de ponto, que armazena e processa os dados para calcular a jornada de trabalho e a remuneração do funcionário.
Segundo a lei trabalhista do Brasil, o cartão ponto precisa apresentar alguns dados obrigatórios, como:
Além destas informações, é crucial que o preenchimento do cartão de ponto seja claro e sem qualquer tipo de alteração, a fim de evitar questionamentos ou questões legais futuras.
A legislação trabalhista brasileira, conhecida como Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), é a principal fonte normativa do país e aborda uma variedade de diretrizes relacionadas ao controle da jornada de trabalho, incluindo a utilização do cartão ponto.
O artigo 74 da CLT aborda a necessidade de registrar a jornada de trabalho e estabelece que é obrigatório que a empresa mantenha um controle diário e preciso da jornada de seus colaboradores.
Adicionalmente, é importante destacar que a legislação também permite o controle da jornada por meio de sistemas mecânicos, eletrônicos ou informatizados, desde que estes estejam em conformidade com os requisitos do Ministério do Trabalho e Emprego. Além disso, ressalta-se que o empregador tem a responsabilidade de manter e armazenar os registros de ponto ou documentos eletrônicos correspondentes por, no mínimo, cinco anos.
Em 2009, o Ministério do Trabalho implementou a Portaria 1510, estabelecendo normas mais rígidas para o registro das horas trabalhadas pelos colaboradores, incentivando a adoção de sistemas eletrônicos para o controle de ponto.
No entanto, diante da necessidade de atualização das diretrizes, em 2011, o Ministério do Trabalho e Emprego divulgou a Portaria 373. Sob essa nova regulamentação, as soluções eletrônicas devem ser previamente aprovadas por meio de convenção ou acordo de trabalho coletivo.
No ano de 2021, o Governo Federal promulgou a Portaria 671, unificando as portarias 373 e 1510 em um único regulamento, e abrangendo outros elementos. Por conseguinte, as empresas devem aderir às diretrizes estabelecidas para a gestão do controle de ponto, garantindo transparência, objetividade e fácil acesso aos colaboradores.
Adicionalmente, a CLT estipula que a gestão da jornada de trabalho é obrigatória para empresas que possuem mais de 20 colaboradores. É fundamental que o registro seja realizado diariamente, incluindo os horários de entrada, saída e os períodos de descanso para as refeições.
O cartão ponto apresenta uma série de limitações quando comparado à soluções mais modernas de registro de jornada. Entre eles, podemos destacar:
Os equívocos nos registros são um dos principais inconvenientes do uso do cartão de ponto manual ou mecânico. Essas falhas podem ser facilmente manipuladas ou extraviadas, o que pode resultar em questões legais para a empresa, como processos trabalhistas.
Além disso, a falta de precisão nos registros pode acarretar prejuízos tanto para os colaboradores quanto para a empresa. Isso pode resultar em horas de trabalho não computadas para os funcionários, ou até mesmo horas extras registradas sem terem sido efetivamente realizadas, o que pode levar a pagamentos incorretos e insatisfação de ambas as partes.
Este é outro grande problema do cartão ponto manual. Uma vez que os registros são feitos em papel ou em um dispositivo mecânico, os documentos podem ser facilmente perdidos, rasurados ou falsificados. Problemas como estes comprometem a confiabilidade dos documentos de ponto, o que pode gerar muitos problemas para a empresa.
Uma desvantagem significativa da utilização do cartão ponto manual ou mecânico é a ausência de integração com os demais sistemas adotados pela empresa, tais como a folha de pagamento, os sistemas de recursos humanos e de gestão de pessoal.
Devido à natureza manual do processo, muitas vezes é preciso realizar a migração dos dados do cartão de ponto para planilhas eletrônicas ou sistemas de gestão, o que pode resultar em possíveis equívocos e necessidade de retrabalho.
Por contraste, as soluções de controle de ponto eletrônico possibilitam uma integração total e automatizada com os demais sistemas empregados pela empresa, tornando mais acessíveis os dados dos colaboradores e eliminando a necessidade de procedimentos manuais e retrabalho.
A rigidez é mais uma desvantagem significativa do uso do cartão de ponto manual ou mecânico. Isso se deve ao fato de que esses sistemas restringem a capacidade de gerir a jornada de trabalho dos colaboradores.
Por exemplo, em organizações que adotam políticas de trabalho remoto ou horários flexíveis, a utilização do cartão de ponto manual ou mecânico pode se tornar um obstáculo à eficiência da gestão da jornada de trabalho, dificultando a supervisão adequada das jornadas de trabalho dos colaboradores.
Esses sistemas também podem não ser ideais para empresas que possuem colaboradores em turnos diversos ou que realizam horas extras com frequência.
Além disso, a falta de flexibilidade também se manifesta quando há alterações nos horários de trabalho dos colaboradores, exigindo ajustes manuais nas informações do cartão de ponto. Esse processo pode ser bastante complicado e propenso a erros, dificultando a gestão eficaz da jornada de trabalho.
Devido ao cartão ponto ser um método de registro de jornada sem qualquer sistema de autenticação, é importante ressaltar que os registros feitos nele podem estar sujeitos à fraudes por parte dos colaboradores ou por terceiros que tenham acesso ao cartão.
Tais fraudes podem acontecer pela marcação de horários falsos no cartão ponto ou na falsificação de informações dos colaboradores, como nome, jornada de trabalho acordada em contrato, etc.
Isso pode resultar em problemas no pagamento de horas extras, adicionais noturnos, registro de férias e outras rotinas que dependem diretamente de uma gestão de ponto adequada.
Portanto, é fundamental avaliar a implementação de soluções mais seguras e confiáveis para a gestão da jornada de trabalho.
De acordo com a CLT, é obrigatório que as empresas mantenham os registros de ponto por um período mínimo de 5 anos, o que pode gerar um acúmulo significativo de documentos e papéis ao longo do tempo.
Adicionalmente, é crucial manter esses dados preservados para possíveis problemas legais, uma vez que os registros de ponto são fundamentais para comprovar o cumprimento da jornada de trabalho e o pagamento de horas extras.
Contudo, o armazenamento dos cartões de ponto pode se tornar um desafio quando não é realizado de forma adequada. Os papéis podem deteriorar com o tempo, ficar amarelados, rasgados, molhados ou perdidos, o que pode comprometer a efetividade da comprovação em uma ação trabalhista.
O cartão ponto é uma solução tradicional para controle de jornada de trabalho, mas existem soluções mais modernas. Entenda mais com a mywork!
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