ARQUIVO AFD: ENTENDENDO RELATÓRIOS FISCAIS 12 meses atrás

Você já ouviu falar no arquivo AFD?

Os responsáveis pelo Departamento Pessoal e de Recursos Humanos de uma empresas devem ter conhecimento a respeito dos principais processos que envolvem o controle de ponto e gestão de jornada dos colaboradores, inclusive as regras necessárias para que esse controle seja feito adequadamente e os principais documentos que devem ser utilizados para o acompanhamento e comprovação das rotinas dos funcionários na organização.

Para que essa gestão seja feita de maneira prática e segura, funcionando de acordo com a lei, é essencial que os responsáveis por esse processo conheçam os arquivos fiscais que a empresa precisa ter em mãos ao longo desta administração. O AFD (Arquivo Fonte de Dados), por exemplo, é um dos mais importantes, juntamente com o AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados).

Toda empresa que realiza o registro de ponto de seus funcionários precisa entender sobre esses arquivos fiscais, pois eles são parte importante das rotinas do negócio. Pensando nisso, a mywork elaborou esse artigo com tudo que você precisa saber sobre o arquivo AFD e AFDT.

Você também pode assistir ao vídeo abaixo para entender sobre o assunto!

Vamos lá?

 

De onde surge a necessidade de ter arquivos fiscais?

Desde 1943, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que o controle de ponto é uma regra obrigatória nas empresas brasileiras que tenham mais de uma determinada quantidade de funcionários. A princípio, todas as empresas com mais de 10 colaboradores eram obrigadas a fazer a marcação de ponto e, com o passar dos anos, esse número subiu para 20 colaboradores. 

Fazer o controle de ponto numa empresa nada mais é do que registrar a jornada de trabalho dos funcionários, ou seja, anotar horários de entrada, intervalo e saída de cada um deles para acompanhar as horas que formam as rotinas de trabalho. Esse tipo de registro ajuda na organização e gestão das organizações.

Apesar de instituir a necessidade de realizar o controle de ponto nas empresas, a legislação não dava diretrizes claras de como este controle deveria ser feito. Assim, em 2009, a Portaria 1510 do Ministério do Trabalho foi editada pelo governo e passou a definir quatro  obrigações básicas para as soluções de controle de ponto das empresas:

  • Ausência de restrição: o programa de controle de ponto não poderia restringir a marcação de ponto pelo funcionário de nenhuma forma, ou seja, todo funcionário, independente do horário de trabalho, deve poder registrar o ponto;
  • Proibição de marcação automática: nenhum sistema de marcação de ponto pode realizar o registro de ponto de forma automática ou pré-determinada pelo funcionário. Ou seja, o ponto sempre deve ser batido de forma manual.
  • Proibição de autorização prévia de horas extras: nenhum colaborador deve precisar pedir autorização para realizar o registro de ponto em situações de hora extra, ou seja, todos têm direito de realizar essa marcação, independente de aval de superiores.
  • Segurança e imutabilidade de dados: nenhum dos dados gerados pelo sistema de controle de ponto pode ser alterado na fonte. Caso seja necessário corrigir uma marcação de ponto, deve-se utilizar um sistema de tratamento de ponto específico para tal. A segurança dos dados é essencial para a gestão de jornadas de trabalho nas empresas, pois auxilia na prevenção de fraudes e de possíveis problemas trabalhistas.

Além disso, a Portaria 1510 determina também que o Registrador de Ponto Eletrônico (REP), precisa ter à uma série de requisitos para poder se utilizado em uma empresa, como, por exemplo:

  • Porta fiscal para captação dos arquivos e documentos fiscais;
  • Memória de registro de ponto;
  • Relógio interno para apuração de horários;
  • Impressora para emissão do comprovante de registro de ponto, de acordo com a exigência da lei;
  • Registro correto da jornada de trabalho dos colaboradores;

O que é o AFD e para que ele serve?

Todo Registrador de Ponto Eletrônico (REP) utilizado para realizar o controle de ponto nas empresas gera dados fiscais relacionados aos pontos batidos e às jornadas de trabalho realizadas pelo funcionários. Um desses dados é o arquivo AFD. 

O Arquivo Fonte de Dados (AFD) é um relatório que mostra todos os pontos batidos pelos colaboradores durante um determinado período e é um dos documentos que a fiscalização do trabalho precisa ter. Geralmente, o fiscal do trabalho utiliza o AFD para realizar a avaliação das rotinas de jornada de trabalho das empresas.

Não é possível, no entanto, apagar ou alterar os dados contidos no arquivo AFD e as informações a respeito dos pontos batidos não são classificadas, ou seja, não há discriminação entre horários de entrada, intervalo e saída, nem aplicação das regras da jornada de trabalho dos colaboradores. De forma geral, o arquivo AFD reúne os dados “brutos” da marcação de ponto dos funcionários.

No arquivo AFD, devem constar as seguintes informações:

  1. Horários da marcação de ponto;
  2. PIS do funcionário;
  3. Data da marcação de ponto;
  4. Número Sequencial de Registro (NSR);

Cada arquivo AFD gera um número específico que reúne e combina todos os dados acima em um só. A seguir, explicaremos melhor como o layout do relatório AFD é feito:

 

POSIÇÃO TAMANHO CONTEÚDO
entre 01 e 09 9 dígitos NSR
posição 10 1 dígito tipo de registro
entre 11 e 18 8 digito dia, mês e ano da marcação (ddmmaa)
entre 19 e 22 4 dígito hora e minuto da marcação (hhmm)
entre 22 e 34 12 dígito PIS do colaborador

No arquivo, é gerada uma sequência, como no exemplo abaixo:

 

0000000013230620201640123456789101

 

Sendo que cada parte do código gerado estão:

  • 000000001: NSR;
  • 3: tipo de registro;
  • 23062020: dia, mês e ano da marcação (23/06/2020);
  • 1640: hora e minuto da marcação (16:40);
  • 123456789101: PIS do colaborador (fantasia).

O que é o AFDT e para que ele serve?

O relatório AFDT (Arquivo Fonte de Dados Tratados), por outro lado, é a versão do arquivo AFD com os dados dos registros de ponto dos funcionários já tratados. Ou seja, nada mais é do que um arquivo com as regras de jornada aplicadas e discriminação de horários de entrada, intervalo e saída dos colaboradores. 

O AFDT também é um documento exigido pela fiscalização do trabalho e é nele que se pode identificar e corrigir pequenos erros na marcação de ponto, como adicionar uma batida de ponto que o trabalhador esqueceu de fazer, por exemplo, ou abonar um dia de falta justificada de um colaborador.

Para que essas correções sejam feitas, é necessário que o arquivo passe por um Programa de Tratamento de Registro de Ponto, através do qual o arquivo AFD será decodificado e as alterações nos pontos marcados serão possíveis. Todas as modificações feitas no relatório são visíveis no arquivo AFDT.

O que é o ACJEF e para que ele serve?

O Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF), assim como os arquivos citados anteriormente, é um arquivo que deve ser gerado apenas em situações de solicitação de um fiscal do trabalho que fará uma vistoria na empresa.

Esse documento é gerado em formato .txt e é aquele que reúne todas as informações sobre a jornada de trabalho dos colaboradores, como, por exemplo: horas extras, horários de entrada, intervalo e saída, faltas, férias, etc. Como esse arquivo fiscal é gerado apenas em casos de fiscalização, o auditor fiscal que realizará a vistoria costuma extrair esse arquivo diretamente do REP com um pendrive e copiá-lo para análise.

Quais são os erros mais comuns nas marcações de ponto?

No dia a dia das empresas é comum que aconteçam alguns erros nas marcações de ponto dos colaboradores. Muitos deles podem esquecer de realizar a marcação de algum dos pontos ou podem precisar faltar num dia de trabalho por motivos diversos e, consequentemente, não marcam os pontos.

Também é comum que os relógios de ponto analógicos utilizados pelas empresas tenham algum problema, como a necessidade de manutenção, por exemplo, ou até mesmo marquem os pontos de maneira incorreta devido à problemas de sistema. Independente da situação, é necessário que o gestor realize o tratamento do espelho de ponto do colaborador para corrigir tais erros de marcação.

Na prática, as empresas devem utilizar um sistema de controle de ponto (seja ele online ou biométrico) que emita um relatório que possa ser lido por um sistema que emita o espelho de ponto. Um relógio de ponto eletrônico geralmente emite um arquivo AFD, que deve ser importado para um software de tratamento de ponto. Uma vez importado, os arquivos podem ser tratados e o arquivo para impressão do espelho de ponto pode ser criado.

Um sistema de controle de ponto online geralmente já permite que os ajustes do espelho de ponto sejam feitos na própria plataforma, dispensando a necessidade de contratar um sistema externo para o tratamento.

O que fazer com o espelho de ponto?

A maneira mais fácil de gerar um espelho de ponto é utilizar um sistema que já o emita de maneira automática (como é o caso de sistemas de ponto online, por exemplo). O formato de arquivo gerado pode ser tanto um Excel, PDF ou outro que permita fácil leitura e impressão. Um arquivo AFD pode ser utilizado para ser lido por um sistema e, a partir dele, pode ser criado um arquivo em formato legível para ser disponibilizado.

De forma geral, o espelho de ponto acaba sendo um comprovante dos pontos registrados pelos colaboradores, dos ajustes realizados na hora do tratamento e dos resultados finais de horas extras, faltas e outras situações que podem impactar no pagamento do salário dos colaboradores.

Por esse motivo, é importante que o espelho de ponto seja compartilhado com o funcionário, pois é uma forma de garantir que ele tenha conhecimento a respeito dos resultados de sua remuneração do mês analisado. Afinal, o espelho de ponto é um documento jurídico e deve ser compreendido tanto pela empresa quanto pelos colaboradores.

Geralmente, as empresas costumam imprimir os espelhos de ponto dos colaboradores e pedir para que cada um assine seu respectivo documento, pois essa é uma forma de garantir a segurança jurídica da empresa (inclusive no que diz respeito a potenciais processos trabalhistas). Também é comum que as empresas imprimam três cópias do documento: uma para a organização, uma para o colaborador e uma para o contador responsável pelo fechamento da folha de pagamento.

A importância dos arquivos fiscais

Você deve ter percebido que os arquivos fiscais mencionados anteriormente são de suma importância para a gestão das rotinas de trabalho das empresas. Pode até soar como burocracia, mas as normas do Ministério do Trabalho e Emprego estabelecem os critérios discutidos no anteriormente justamente para proteger funcionários e empregadores de problemas trabalhistas relacionados à fraudes e manipulações de dados das jornadas de trabalho.

O melhor a se fazer é investir em bons programas de controle e tratamento de pontos, para que a geração dos documentos fiscais exigidos pela fiscalização, como o arquivo AFD e AFDT e os respectivos espelhos de ponto seja feita da maneira correta e segura.

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