Sistema de Departamento Pessoal ou Excel: Qual vale mais a pena? 2 anos atrás

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A área de departamento pessoal das pequenas e médias empresas sempre foi muito carente de soluções acessíveis. Por muito tempo, profissionais dessas áreas tinham que contar com planilhas, documentos físicos e, em muitos casos, equipamentos pouco confiáveis para realizar suas tarefas do dia a dia. Com a progressão da tecnologia em sistema de departamento pessoal, como o da mywork, muitos gestores de DP devem se perguntar se um investimento em um sistema de departamento pessoal vale a pena. E a resposta é sim!

A área de Departamento Pessoal e Recursos humanos gerencia uma enorme quantidade de tarefas que são cruciais para o dia a dia das empresas. Os gestores da área sabem bem como é complicado manejar o tempo gasto com cada uma dessas tarefas de forma a cumpri-la rapidamente e sem erros. Um sistema de departamento pessoal pode auxiliar muito nesse desafio nas seguintes tarefas:

Controle de Ponto

 Um sistema de departamento pessoal que não inclui um módulo de controle de ponto não está completo. Por anos os gestores de departamento pessoal tiveram que utilizar equipamentos caros de marcação de ponto, que frequentemente quebravam e precisavam de manutenção. Hoje em dia, há vários sistemas de controle de ponto como o da Mywork, que permitem que as empresas façam seu controle de ponto online via sistema, pagando apenas uma pequena mensalidade por usuário. Não só eles são mais baratos, mas dão mais flexibilidade para empresas que possuem colaboradores trabalhando fora do escritório e contém inúmeros mecanismos antifraude, aumentando a segurança jurídica e diminuindo as potenciais surpresas desagradáveis com processos trabalhistas.

Gestão de Documentos de Funcionários

Sabemos que a legislação trabalhista exige que as empresas mantenham os documentos dos funcionários armazenadas por um longo período de tempo. Esses documentos incluem desde número de CPF, PIS, Carteira de Trabalho a até holerites, faltas e atestados médicos. Em um estudo aqui da Mywork, identificamos 48 documentos que o departamento pessoal deve armazenar. Alguns deles, inclusive, por mais de 30 anos! No passado, a maioria dos gestores criava pastas dentro do próprio computador ou até mesmo em arquivos físicos para guardar a maioria desses documentos. Achá-los posteriormente era uma tarefa hercúlea, quando não eram perdidos pela saída dos funcionários responsáveis por sua gestão ou problemas do computador. Alguns gestores começaram a movê-los para a nuvem, mas a organização ainda era complicada e faltava auxílio jurídico sobre por quanto tempo deveriam guardá-los.

Alguns sistemas de departamento pessoal permitem que o gestor atribua documentos a um perfil de funcionário dentro do sistema. Para acessá-lo depois, basta procurar o perfil do funcionário no próprio sistema de departamento pessoal e ver todos os documentos organizados por tipo (atestado, documentação básica etc). Na Mywork, os gestores já conseguem ter organizados e tratados todos os documentos de funcionários relativos ao controle de ponto. O sistema de departamento pessoal da Mywork ainda permite que o gestor ou gestora conceda acesso ao contador, o que poupa tempo e minimiza erros no processo de elaboração de folha de pagamento e da contabilidade. Por último, até mesmo o próprio funcionário pode acessar o seu perfil para baixar documentações, poupando tempo do gestor de RH.

Controle de Férias

 O controle das férias de funcionários sempre foi uma tarefa que exigia muito cuidado dos gestores de RH e DP. Havia a necessidade de se contabilizar a quantidade de dias que cada funcionário tinha direito, coordenar com os líderes das áreas o período que cada funcionário poderia tirar férias, avisar o contador sobre o gozo das férias para efeitos de abono e também garantir que a empresa não se visse obrigada a pagar por férias não desfrutadas. Muitas empresas ainda fazem todas essas tarefas utilizando uma planilha de controle de férias, o que inevitavelmente consumia tempo, dado que era preciso que muitas pessoas se alinhassem e era bastante passível de erros.

Com um sistema de departamento pessoal implantado, esse processo pode ser bastante automatizado. O gestor de DP e os líderes das áreas inserem as datas em que os funcionários podem solicitar férias e as que isso não é permitido (lembrando que pela lei trabalhista, quem define a data para o gozo das férias é o empregador). O funcionário, então, entra no sistema e solicita as férias diretamente no sistema, já sabendo a quantos dias tem direito e as datas em aberto. O gestor e os líderes recebem e-mails de aprovação e podem já autorizar as férias do funcionário.. Todo o processo é a prova de erros e não demora nem 10 minutos.

Admissão e Demissão

O processo de contratar e desligar um funcionário possui uma série de exigências trabalhistas e documentações que precisam ser processadas. Alguns dos clientes da Mywork chegam a gastar quase 1 semana por mês para registrar novos colaboradores e fazer o processo de desligamento.

Um sistema de departamento pessoal como o da Mywork permite que os gestores incluam e retirem colaboradores da sua plataforma de controle de ponto em apenas 2 cliques. Apesar de haver ainda muitas outras obrigações trabalhistas, o processo de começar a controlar o ponto dos colabores já é um problema a menos para o gestor se preocupar.

Controle de faltas

 Controlar faltas de funcionários sempre foi um processo trabalhoso. Era necessário puxar dados do sistema de departamento pessoal, solicitar atestados e outros documentos ao funcionário e por último comunicar o contador sobre o ocorrido. Frequentemente esse processo era feito na mão e no máximo era criada uma pasta onde eram colocados os atestados médicos, usados para fazer o abono de faltas justificadas.

Com a Mywork esse processo é mais otimizado. O gestor de DP rapidamente identificar que funcionário faltou através dos relatórios emitidos pelo sistema de controle de ponto. O contador também tem essa informação com fácil acesso.

Sistema de Departamento Pessoal da Mywork

E você? Ficou convencido que um sistema de departamento pessoal é muito melhor que modelo de controle de faltas, planilhas de controle de férias de funcionários, planilha de controle de ponto e outros processos manuais do passado? Em caso positivo, você pode testar o sistema de controle de ponto da Mywork por 30 dias grátis! Caso queira conversar com um de nossos vendedores, se cadastrar no nosso formulário para que liguemos e mostremos outras funcionalidades do nosso sistema de controle de ponto. Você pode, ainda, assinar nossa Newsletter e receber conteúdos informativos sobre o nosso sistema de departamento pessoal!

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