Como calcular o tempo de serviço de funcionários

Uma das questões mais comuns entre profissionais do departamento pessoal nas empresas é: como calcular o tempo de serviço dos funcionários?

Aqueles que são donos de empresas sabem que a saída de um colaborador do quadro de funcionários, seja por demissão ou porque chegou o momento da tão merecida aposentadoria, é um processo que exige muita atenção. Afinal, os cálculos rescisórios e o acerto de contas com o funcionário precisam ser feitos minuciosamente para evitar qualquer tipo de problema trabalhista.

Calcular tempo de serviço dos colaboradores pode ser uma tarefa difícil e que causa muita preocupação aos profissionais que precisam fazê-lo, pois os cálculos, quando avaliados pela primeira vez, aparentam ser complexos demais.

Mas essa é uma rotina do departamento pessoal que vem se tornando cada vez mais fácil e prática.

Quer entender mais sobre como calcular o tempo de serviço de seus colaboradores? A mywork vai te ajudar com isso!

O que é tempo de serviço?

O tempo de serviço nada mais é do que o período de tempo no qual um trabalhador prestou serviços abrangidos pelo INSS a uma determinada empresa ou pessoa física. Esse período, inclusive, pode variar de meses até anos a fio.

Essa relação varia de acordo com uma série de fatores, como a quantidade de tempo em que o trabalhador está prestando serviços, se o emprego é fixo ou temporário, se o vínculo empregatício é estabelecido com assinatura em carteira de trabalho, etc.

Calma! Vamos entender melhor.

O tempo de serviço também se relaciona com o tempo de contribuição, que é aquele em que um trabalhador contribuiu com a Previdência Social, ou seja, é todo o tempo em que houve pagamento do INSS.

Inclusive, é através do tempo de serviço que é possível identificar uma série de benefícios que são de direito do trabalhador, bem como licenças, indenizações, salários, promoções, etc.

Antigamente, o tempo de serviço era contado a partir do primeiro pagamento ao INSS até o desligamento do colaborador da empresa que realizava o recolhimento do encargo da Previdência Social. Este conceito estava previsto no art. 59 do Decreto nº 3.048/1999.

No entanto, com a vigência do Decreto nº 10.410/2020, o art. 59 foi revogado e o art. 19C do Decreto nº 3.048/1999 passou a reger a definição do tempo de serviço.

Ou seja, a partir disso, entende-se que para calcular o tempo de serviço, as empresas devem considerar o tempo referente aos períodos em que houve serviço obrigatório ou facultativo ao Regime Geral da Previdência Social.

Onde verificar as informações sobre o tempo de serviço?

Há algumas formas de verificar a situação do tempo de serviço de um trabalhador. Aqui, apresentaremos algumas maneiras de realizar essa consulta:

•  Carteira de trabalho e previdência social

Assim que a CTPS é assinada, o primeiro dia de trabalho é registrado como a data de emissão do trabalho, sendo o primeiro dia contado para o tempo de contribuição. 

Uma vez que o trabalhador sabe qual é a data de emissão do trabalho, é preciso 1) identificar se houve período de experiência e, se sim, calcular este tempo somando todos os dias até o final do período de experiência, ou 2) se não houve período de experiência, é preciso calcular o tempo de serviço desde o primeiro dia de sua efetivação até o último dia de trabalho.

• Contrato de trabalho assinado

Quando um profissional é contratado por uma empresa, ele também assina um contrato no qual constam todas as informações sobre a data de início de suas atividades de trabalho. Este documento certamente é emitido em duas vias, para que uma fique com a empresa e a outra com o profissional.

Essa é uma das formas de realizar a consulta do tempo de serviço, mas não é o único contrato que pode ajudar! Os contratos de rescisão, seja ela de qualquer tipo, também apontam as datas de início e de término do vínculo empregatício entre a empresa e o trabalhador, o que permite calcular tempo de serviço facilmente.

• INSS

Os trabalhadores também podem consultar o tempo de serviço e contribuição pelo INSS. Para isso, no entanto, são necessários a carteira de contribuição (ou extratos CNIS), a carteira de trabalho e, se for o caso, os carnês de pagamento.

Uma vez que tais documentos estão em mãos, o trabalhador deve seguir o seguinte passo a passo:

• Acessar o site do INSS;
• Clicar em “Simulações”;
• Clicar na opção “calcular tempo de contribuição”;
• Preencher os dados pessoais solicitados;
• Inserir os dados sobre os vínculos de trabalho para o INSS;
• Gerar o relatório quando tudo estiver pronto.

Uma vez que este processo é finalizado, um relatório com todas as simulações relativas ao tempo de serviço serão apresentadas.

Como calcular tempo de serviço?

Como você já deve ter percebido, calcular tempo de serviço é mais fácil e intuitivo do que aparenta. No entanto, essa conta envolve mais do que apenas contabilizar a quantidade de dias que existem entre o início e a data final de cada período de trabalho realizado pelo profissional.

Por isso, nesta seção, vamos te explicar com mais detalhes como é possível calcular tempo de serviço de acordo com a lei.

• Primeiro passo: 

Subtraia a data de início e a data de fim dos vínculos empregatícios cumpridos ao longo do tempo, realizando a subtração primeiro entre os dias, depois entre os meses e, por fim, entre os anos.

Caso a subtração entre os dias seja um número negativo, considere um dos meses como uma sequência de dias (ou seja, 30 dias). O mesmo deve ser feito caso a subtração entre os meses resulte em um número negativo, transformando-se um dos anos em 12 meses.

• Segundo passo:

Some 1 dia ao resultado final, pois o dia de início do vínculo empregatício deve ser incluído nos cálculos.

• Terceiro passo:

Some todos os tempos de serviço referentes a cada período de vínculo empregatício do segurado.

Como calcular tempo de serviço para aposentadoria?

Muitos trabalhadores desejam saber quanto tempo falta até que tenham direito à aposentadoria ou ao menos para dar entrada no benefício. É uma dúvida comum e muito válida para aqueles que já estão se aproximando da idade para se aposentar.

Para descobrir o tempo de contribuição nesse caso, é preciso seguir os passos explicados acima e, além disso, somar sua idade atual com o tempo de serviço apontado pelo resultado do cálculo. Por exemplo:

• Mulher: 55 anos de idade + 30 anos de trabalho (contribuição) = 85 anos
• Homem: 60 anos de idade + 35 anos de trabalho (contribuição) = 95 anos

Tendo contribuído com pelo menos 30 anos de serviço, ambos gêneros poderão solicitar o benefício integral da aposentadoria.

Por que é importante calcular tempo de serviço dos funcionários?

Todo cálculo trabalhista é essencial para evitar problemas relacionados à justiça do trabalho no Brasil, pois há uma série de obrigatoriedades que devem ser seguidas pelos empregadores quando é preciso acertar verbas com os funcionários.

Qualquer problema ou erro nos cálculos relativos ao acerto de verbas que são direito dos colaboradores de uma empresa pode resultar em ações e processos trabalhistas que, muitas vezes, causam um grande prejuízo financeiro e moral para a organização.

Por isso, todos os pagamentos que precisam ser realizados aos trabalhadores devem ser processados e emitidos corretamente e de forma muito cuidadosa, para que todo acerto de contas esteja de acordo com as determinações da Consolidação das Leis Trabalhistas.

Esse tipo de processo pode ser feito de forma muito fácil quando a empresa conta com a tecnologia como aliada. Muitas organizações já se beneficiam de sistemas informatizados de contabilidade que realizam cálculos trabalhistas automaticamente, com pouquíssimos custos.

Ao mesmo tempo, empresas que contam com ferramentas tecnológicas de gestão de rotinas para o departamento pessoal reduzem drasticamente seus gastos com cálculos de verbas trabalhistas e com processos. O sistema de controle de ponto online da mywork, por exemplo, realiza todos os cálculos de horas extras e adicionais de forma automática, além de permitir o acompanhamento de banco de horas, faltas, abonos e muito mais!

Esse tipo de solução proporciona muito mais tranquilidade e assertividade aos gestores que lidam com cálculos trabalhistas diariamente, o que reduz erros operacionais e permite que as lideranças foquem em projetos mais estratégicos para melhorar o dia a dia dos negócios. Você pode experimentar o sistema de controle de ponto online da mywork gratuitamente durante 15 dias clicando aqui.

O que fazer em casos de problemas ao calcular?

Caso o profissional responsável pelo cálculo do tempo de serviço tenha alguma dificuldade para realizar as contas ou o próprio trabalhador quiser entender mais sobre o assunto, é possível entrar em contato com o sindicato da categoria profissional do trabalhador e obter mais informações.

Além disso, os postos de atendimento do INSS estão disponíveis para responder dúvidas de empresas e trabalhadores que buscam informações a respeito do assunto.