Portaria 373 - O que o governo diz sobre ponto online? 5 meses atrás

Muitas empresas e gestores que estão em busca de sistemas de ponto online se perguntam: o que diz legislação trabalhista a respeito dos pontos online? Desde 2011, com a emissão da Portaria 373 do MTE, os sistemas de ponto online são permitidos por lei. Mesmo assim, ainda é muito comum haver diversas dúvidas quanto a Portaria 373.

portaria 373
O Ministério do Trabalho emitiu em 2011 a Portaria 373 regularizando os sistemas de ponto online

Gestores de departamento pessoa e donos do próprio negócio sabem como as soluções de ponto tradicionais têm muitos problemas. Os livros de ponto são facilmente fraudáveis e, se tiverem a famosa “jornada britânica” (quando os horários de entrada e saída são iguais todos os dias), sequer valem como prova jurídica. Já os relógios de ponto eletrônicos (regulados pela Portaria 1510 do TEM) são caros, quebram frequentemente e não facilitam a marcação do ponto de funcionários externos. Como então utilizar um sistema de ponto virtual regido pela portaria 373 e ter a mesma segurança jurídica dos métodos tradicionais?

O sistema de ponto precisar ser homologado pelo Ministério do Trabalho? Será que não vou ter nenhum problema na empresa caso adote esta solução com os meus funcionários? Preciso avisar os meus trabalhadores da mudança? Preciso entrar em contato com o meu sindicato? Para responder essas perguntas referentes a Portaria 373, nós da mywork resolvemos escrever esse guia com as principais dúvidas que surgem na hora de contratar um sistema de registro de ponto online.

O que diz a Portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego?

A portaria 373 do MTE diz que as empresas podem adotar sistemas alternativos de controle de ponto, como o ponto via web. Estes sistemas de controle de ponto alternativo, no entanto, devem seguir 4 regras básicas para serem válidos:

  1. Não restrição: Em hipótese alguma o sistema pode restringir um funcionário de bater o ponto. Isso é para evitar que os funcionários sejam bloqueados de registrar uma hora extra devida, por exemplo
  2. Sem marcação automática: Não pode haver marcação automática de ponto de acordo com a Portaria 373. Isso é para evitar novamente que o sistema marque pontos indevidos, que não consideram de fato a hora que o funcionário trabalhou
  3. Sem autorização prévia para horas extras: O sistema não pode exigir que haja uma autorização do gestor para que uma hora extra seja registrada. Ele pode informar o gestor, mas nunca bloquear o trabalhador.
  4. Alterar o eliminar pontos: Não é permitido em nenhuma condição que os pontos registrados no sistema sejam alterados. Qualquer ajuste pode ser feito apenas no espelho do ponto.

O que a Portaria 373 diz sobre homologação do sistema de ponto?

A portaria 373 não exige nenhum tipo de homologação do sistema de controle de ponto, diferentemente da Portaria 1510, que é a responsável por regular os relógios de ponto eletrônicos. Essa homologação envolve verificar se, entre outros fatores, o relógio está com o horário correto, sua memória está funcionando, seus relatórios estão corretos e sua impressora está funcional. Os programas para bater ponto, por outro lado, não possuem a maioria dessas restrições.

Contudo, é importante apontar que a Portaria 373 permite a utilização de um sistema de controle de ponto alternativo com a anuência do sindicato da categoria, via convenção coletiva de trabalho ou acordo coletivo. Muitos sindicatos já preveem o controle de ponto seguindo as regras da portaria 373. Alguns outros, no entanto, não tem nenhuma especificação em suas convenções coletivas. Neste caso, muitas empresas optam por utilizá-lo enquanto outras preferem avisar o sindicato.

Como avisar meus colaboradores sobre o ponto online?

Quando a empresa opta por aderir ao ponto online que segue as regras da Portaria 373, é importante comunicar as mudanças aos colaboradores. É comum que eles já estejam acostumados a algum outro sistema de controle de horas trabalhadas, como o livro de ponto ou uma planilha de controle de ponto.

Em pequenas empresas com até 10 funcionários é mais fácil fazer essa transição. No sistema de controle de ponto da mywork, por exemplo, o funcionário cadastrado recebe um e-mail ou um SMS para cadastrar a sua senha. Como a empresa tem poucas pessoas, este processo é relativamente simples.

No caso de empresas maiores que vão utilizar o ponto online seguindo as regras da Portaria 373, é comum haver uma reunião ou evento específico para que todos sejam informados, façam seu cadastro e baixem o aplicativo de controle de ponto se for o caso.

Nos primeiros dias é comum haver um pouco de dúvidas e um ou outro funcionário pode esquecer de bater o ponto ou bater em horário errado. Esse processo é natural e, tipicamente ao final do teste grátis que oferecemos, os funcionários já estão acostumados com o sistema.

E se algum órgão do governo vier me fiscalizar? O que devo fazer?

Alguns sistemas de controle de ponto que seguem as regras da Portaria 373 oferecem relatórios específicos para a fiscalização dos órgãos do governo. O sistema da mywork, por exemplo, oferece um relatório em formato “AFD”, que é o mesmo formato emitido pelos relógios de ponto tradicionais.

Esse relatório é padronizado pelo governo e é feito para ser lido em seus sistemas. Inclusive, este formato é muito utilizado por softwares de tratamento de ponto. Você baixa o seu arquivo e importa neste sistemas caso necessite.

E como faço para testar o sistema da mywork?

Se você acredita que um sistema de controle de ponto online regido pela Portaria 373 pode ser a solução para os problemas da sua empresa, a mywork oferece um teste grátis para que você veja na prática como ele funcionaria na sua empresa. Você pode criar uma conta grátis clicando aqui. Caso prefira, você pode também entrar em nosso site e preencher o formulário de contato. Um de nossos representantes entrará em contato rapidamente!

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