Registrar o ponto online dos colaboradores já é uma prática comum em empresas de todos os portes. Além de atender às exigências da legislação trabalhista, que requer a marcação de ponto, essa ferramenta proporciona diversos benefícios tanto para a empresa quanto para os funcionários. O ponto online é uma maneira eficaz de monitorar os horários dos colaboradores e tem sido cada vez mais adotado pelas empresas.
No entanto, é comum surgirem dúvidas sobre o funcionamento desse método de marcação de ponto: Como ele opera? Está em conformidade com a legislação? Como pode ser implantado nas empresas? Quais os benefícios para o cotidiano da gestão?
A mywork elaborou este artigo para responder as principais questões sobre o ponto online para as empresas, especialmente sobre as soluções mais modernas para esta atividade, como é o caso dos sistemas de ponto online.
Vamos lá?
O que é ponto online?
O ponto online é a ferramenta mais atualizada e eficiente para monitorar e gerenciar a presença e o horário de trabalho dos colaboradores de uma empresa.
Ele opera por meio de um sistema online, onde o colaborador tem a facilidade de registrar seus horários de entrada e saída, pausas, intervalos, férias, licenças médicas e até afastamentos de forma simples e prática.
Através de um aplicativo instalado em um dispositivo móvel ou em um navegador de internet, o colaborador consegue facilmente registrar seus horários de entrada e saída, incluindo a marcação da sua localização (geolocalização) e outras medidas de segurança para autenticação.
Essa nova tecnologia é uma opção mais moderna em comparação aos métodos tradicionais de controle de ponto, como a folha de ponto, o relógio de ponto cartográfico e o relógio de ponto convencional. Ela vem sendo cada vez mais adotada pelas empresas devido à sua segurança, economia e praticidade.
Um sistema eficiente de ponto online inclui medidas de segurança avançadas, como a implementação de sistemas criptográficos, autenticação de acesso por meio de senhas ou biometria, além de backups dos dados para garantir a integridade das informações.
O setor de RH, por sua vez, pode acompanhar em tempo real todas as atividades referentes à jornada de trabalho dos funcionários por meio de uma plataforma integrada.
O que diz a lei sobre o ponto online?
A legislação brasileira permite a utilização do controle de ponto online nas empresas desde 2011, quando ocorreu a promulgação da portaria 373 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Assim, o ponto online passou a ser permitido nas empresas, desde que este esteja de acordo com a convenção coletiva de trabalho.
Isso possibilitou que muitas empresas, principalmente as de pequeno e médio porte, otimizem seus procedimentos e reduzam custos com sistemas de controle de ponto. O ponto online não só é mais econômico que os relógios de ponto tradicionais, mas também poupa tempo no dia a dia da gestão desse processo.
Contudo, com a publicação da Portaria 671 em novembro de 2021, a Portaria 373 foi revogada. Ao mesmo tempo, a nova portaria (671) atualizou assuntos relacionados à Carteira de Trabalho e Previdência Social e ao controle de ponto online, que segue sendo permitido nas empresas brasileiras.
Com a atualização da norma, novos sistemas alternativos (REP-A) foram autorizados para utilização mediante aprovação em acordo coletivo ou convenção de trabalho, enquanto o REP-P está disponível após registro no Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI).
Por que o registro de ponto é importante?
Todo gestor de departamento pessoal ou empreendedor já está familiarizado com os desafios do dia a dia no controle e tratamento de ponto dos colaboradores.
No final do mês, surgem uma série de questões que devem ser resolvidas, como: lidar com justificativas de faltas, erros na marcação dos pontos, funcionários que parecem ter um talento especial para esquecer de registrar seus horários e a corrida para fechar a folha de pagamento.
Esses processos são essenciais para garantir que não haja pagamento em excesso de horas extras, erros no desconto de faltas ou na marcação do banco de horas e, no geral, para evitar que a empresa entre em enrascadas trabalhistas.
Para que o RH e as demais lideranças possam comprovar que os funcionários cumpriram seus horários de forma correta é necessário fazer algum tipo de registro, e por isso o software de ponto online é importante, uma vez que registra os horários de entrada, intervalo e saída de todos da equipe.
Como funciona o ponto online?
O ponto online, como você já sabe, é um tipo de registro de ponto que permite que as marcações sejam feitas num dispositivo conectado à internet, como um smartphone, um computador, tablet, etc, Assim, esse tipo de controle dispensa relógios de ponto biométricos e outras soluções ineficientes e antigas.
O ponto online é operado através de um aplicativo que pode ser acessado pelo smartphone, computador ou tablet. O colaborador entra no sistema com seu login e senha e registra seus horários de entrada e saída de forma simples. Além disso, dependendo do sistema utilizado, ele pode contar com recursos como autenticação biométrica e reconhecimento facial.
Para quem é gestor, o ponto online geralmente conta com uma plataforma integrada que permite o acompanhamento das jornadas de trabalho de todos os funcionários, incluindo a gestão de horas extras, banco de horas, atrasos, faltas, intervalos, atestados médicos, entre outros.
Os principais motivos para muitas empresas adotarem o controle de ponto online, resumidamente, são:
- Economia de dinheiro (muito importante para pequenos negócios);
- Controle de funcionários externos (como uma equipe de vendas ou de motoristas, por exemplo);
- Praticidade de uso (pois basta que a empresa tenha um dispositivo conectado à internet).
Vantagens do ponto online
Sem sombra de dúvidas, o ponto online se destaca como a maneira mais eficiente e atualizada de monitorar a jornada de trabalho dos colaboradores de uma empresa. Suas vantagens e funcionalidades exclusivas o colocam à frente das outras formas de controle de ponto. Descubra agora os benefícios que o ponto online oferece.
Fechamento de folha de pagamento
As empresas que contam com o auxílio de contadores para fechar a folha de pagamento podem executar esse procedimento de forma ágil e precisa, uma vez que o sistema de controle de ponto online gera os relatórios automaticamente, evitando possíveis equívocos.
Proteção de dados em nuvem
Normalmente, os sistemas de ponto online armazenam todas as informações das empresas em nuvem, garantindo a segurança dos dados da organização e facilitando o acesso a essas informações em situações adversas.
Funcionários remotos, híbridos, externos e presenciais
O ponto online permite a gestão de jornada de funcionários que nem sempre trabalham na sede da empresa, como é o caso de equipes que atuam em home office ou modelo híbrido, por exemplo, ou daqueles que precisam viajar em nome da empresa.
Um ponto online permite que o ponto seja batido remotamente sempre que necessário, pois basta um dispositivo com acesso à internet para tal.
Existem situações em que o colaborador pode não ter acesso à internet, seja devido a problemas de sinal ou de pacote de dados insuficiente em seu celular. No entanto, o sistema permite que ele faça a marcação do ponto de forma offline e a sincronização de informações quando o dispositivo for conectado à rede, garantindo assim a precisão e eficiência no registro de sua jornada de trabalho.
Economia de tempo
Normalmente, os softwares de ponto online automatizam os cálculos de horas extras, adicionais noturnos e banco de horas dos funcionários de uma empresa, poupando tempo e evitando a necessidade de realizar essas tarefas manualmente ao final de cada mês.
Facilidade na instalação
Como não é necessário adquirir um relógio de ponto tradicional ao optar por essa solução, a implementação do sistema se torna mais simples e ágil. Isso se deve principalmente ao fato de que a maioria dos sistemas de ponto online pode ser acessada tanto por computadores quanto por celulares, facilitando ainda mais a instalação.
Segurança
Os gestores podem criar medidas de segurança para evitar que aconteçam fraudes no registro de ponto, como restrições de geolocalização, que impedem que o ponto seja batido fora de uma área específica, ou até mesmo exigindo fotos, reconhecimento facial ou digital, por IP da empresa, entre outros.
Com o ponto online, o cálculo das horas extras é feito automaticamente, levando em conta as regras estabelecidas na legislação trabalhista, como o adicional de 50% sobre o valor da hora normal trabalhada, conforme o artigo 59 da CLT.
Adicionalmente, o sistema permite gerar relatórios e comprovantes das horas trabalhadas, tornando a verificação e validação das horas extras mais simples e eficazes.
Conclusão
A gestão de ponto online é uma poderosa aliada para as empresas que buscam otimizar e inovar os processos do seu Departamento Pessoal e RH.
A plataforma da mywork oferece um sistema de controle de ponto online que simplifica a gestão diária do Departamento Pessoal, tornando mais fácil lidar com processos como pagamento de horas extras, férias, banco de horas, entre outros. Para testar o sistema da mywork gratuitamente basta clicar aqui.