Você sabe como um marcador de ponto digital pode ser útil para as empresas?
Toda empresa com mais de 20 funcionários é obrigada, por lei, a registrar o ponto de seus colaboradores de alguma forma e, atualmente, há muitas formas de fazer isso: caderno de ponto, planilhas, sistemas de registro de ponto e até mesmo soluções de controle de ponto online.
Além disso, mesmo aquelas empresas que não têm 20 funcionários também devem controlar o ponto dos colaboradores para garantir o pagamento correto de horas extras.
Mas qual é a melhor maneira de fazer esse controle das jornadas de trabalho? Qual a forma mais segura de administrar esse tipo de rotina?
Se você acompanha o blog da mywork, já deve saber que controlar o ponto dos funcionários através de cadernos e planilhas de excel nem sempre é a melhor solução, especialmente se as equipes forem muito grandes ou remotas.
Tais soluções não são recomendadas por uma série de fatores, incluindo riscos de marcação incorreta, perda de dados e até mesmo fraudes em relação ao registro de horas dos funcionários.
Muitos negócios que optam por soluções como o marcador de ponto digital se beneficiam muito da tecnologia e da segurança que esse tipo de sistema traz para as rotinas do departamento pessoal e da gestão de pessoas.
Neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre as principais vantagens do marcador de ponto digital, incluindo seus benefícios para a segurança de dados, para a economia do negócio e para a gestão de equipes.
Quer saber mais? Continue com a leitura!
Como o marcador de ponto digital funciona?
Um marcador de ponto digital é uma ferramenta que permite que os funcionários façam seu registro de ponto através de dispositivos conectados à internet, incluindo celulares e tablets.
Esse tipo de solução geralmente conta com um sistema que armazena as soluções em nuvem e pode ser acessado de dispositivos móveis ou fixos. Através de um aplicativo ou plataforma online, os funcionários podem registrar seu horário de entrada no trabalho, intervalos e saída com um único clique.
Ao mesmo tempo, os gestores da empresa podem ter acesso a todas as informações geradas a partir da marcação de ponto do colaborador, incluindo horas extras, faltas e atrasos.
As empresas que trabalham com sistema de banco de horas também podem consultar todo o saldo de horas acumuladas pelos funcionários, o que facilita a gestão de horas trabalhadas e horas devidas por cada um.
Embora existam muitas formas de realizar esse tipo de registro, o marcador de ponto digital é a forma mais moderna, segura, rápida e prática de acompanhar as rotinas de trabalho das equipes, já que todos os dados são armazenados de forma segura e podem ser acessados em tempo real.
O que diz a lei sobre o marcador de ponto online?
Apesar do marcador de ponto digital ser uma tecnologia que vem ganhando espaço dentro das empresas nos últimos anos, essa solução já é prevista na lei há muito tempo.
A portaria 1510, que foi criada em 2009, determina todas as regras para que as empresas possam adotar o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto para controlar jornadas de trabalho dos colaboradores.
Também conhecida como Lei do Ponto Eletrônico, a portaria 1510 visa a modernização das formas de registro de ponto nas empresas brasileiras e a preservação dos direitos dos trabalhadores em relação ao pagamento correto de horas extras, adicionais, entre outros.
Mais tarde, em 2011, foi criada a portaria 373, que determina que as empresas brasileiras podem utilizar sistemas alternativos de controle de ponto, como é o caso do marcador de ponto digital.
Essa portaria foi criada justamente por conta da transformação digital que vêm acontecendo no mercado de trabalho, que exige a otimização de rotinas do departamento pessoal.
Como o marcador de ponto digital evita problemas para as empresas?
Como mencionado anteriormente, fazer o controle de ponto dos funcionários através de soluções ultrapassadas, como é o caso de “cadernos de ponto”, pode causar muitos problemas para as empresas.
Imagine a seguinte situação: seus funcionários anotam seus horários de entrada, almoço e saída em um caderno que fica próximo à entrada da empresa.
Há dezenas de situações que podem causar a perda de tal caderno: um colaborador pode recolhê-lo junto com seus materiais de trabalho por engano, alguém pode derramar água ou café sobre as páginas, os horários podem ser rasurados, um funcionário pode anotar o ponto pelo outro…
Tudo isso pode causar uma grave dor de cabeça para os gestores da equipe, pois caso alguma coisa aconteça, não há forma de recuperar as informações anotadas ali ou comprovar a veracidade dos dados que são anotados.
Além de prejudicar todo o histórico de pontos dos colaboradores, isso pode causar problemas no pagamento de verbas trabalhistas, como horas extras e adicionais noturnos, por exemplo, levando a empresa a lidar com gastos desnecessários e até mesmo com processos trabalhistas.
Para piorar a situação, se um fiscal do trabalho identificar problemas com os registros de horas feitos no caderno, a empresa pode enfrentar sanções governamentais e pagar multas por conta da irregularidade das anotações de ponto.
Um marcador de ponto digital pode evitar todas essas situações justamente por conta de sua tecnologia e segurança. O armazenamento de dados em nuvem e a possibilidade de registro e gerenciamento de informações facilitam os processos internos dos gestores e do departamento de recursos humanos como um todo, além de proteger a empresa contra complicações legais.
Quais são as vantagens do marcador de ponto online?
Você já deve ter entendido que realizar o controle de ponto dos colaboradores da sua empresa com um marcador de ponto online é uma estratégia muito prática e segura para sua gestão.
A seguir, vamos falar um pouco mais sobre as principais vantagens que um marcador de ponto online pode trazer para sua empresa.
Redução de erros na marcação de ponto
Comprometer as informações sobre o ponto dos funcionários com registros feitos em cadernos ou cartões de ponto não vale a pena, não é mesmo?
Rasuras, fraudes ou até mesmo a perda completa dos dados são mais comuns do que imaginamos e o problema pode ser maior ainda se a contabilidade da empresa for feita externamente.
Quando a empresa utiliza esse tipo de marcação e um marcador de ponto online reduz muito todos esses riscos. O ponto digital permite que os colaboradores façam o registro de ponto através de um computador, tablet ou celular de forma prática e as informações são automaticamente registradas em nuvem.
Todos os dados ficam completamente à disposição tanto dos gestores quanto dos funcionários e é possível acompanhar rotinas internas e elaborar estratégias para reduzir atrasos e faltas. Também é possível organizar ações que incentivem a assiduidade no trabalho e controlar a folha de pagamento dos colaboradores.
Em alguns sistemas de registro de ponto online também é possível configurar alertas e lembretes para que os funcionários não esqueçam de bater o ponto no horário correto, o que também diminui a necessidade do tratamento de ponto.
Automatização de processos
Os marcadores de ponto digital também permitem que os gestores criem relatórios com todos os pontos batidos pelos funcionários, o que facilita o envio das informações para a contabilidade.
Os relatórios gerados também facilitam o processo de tratamento de pontos e assinatura do espelho de ponto pelos funcionários, além de permitir o controle de banco de horas.
Todas essas tarefas podem ser automatizadas com um sistema de controle de ponto online e isso facilita muito as rotinas de trabalho de gestores de RH e Departamento Pessoal, já que a demanda por correções de dados passa a ser bem menor.
Esse tipo de solução permite que os gestores dediquem tempo a outras frentes de gestão estratégica, como implementação de ações para melhorar a cultura organizacional, reduzir o turnover e o absenteísmo, entre outras.
Gestão de funcionários externos
Empresas que contam com funcionários externos, como prestadores de serviços, equipes de home office, motoristas, vendedores, etc, têm muitos benefícios com um marcador de ponto digital.
Fazer o controle de ponto destes colaboradores é muito mais fácil quando esse processo pode ser feito de forma remota, pois basta um dispositivo com acesso à internet para que os dados da jornada de trabalho sejam registrados. Os colaboradores podem bater o ponto através do próprio celular facilmente e a empresa ainda economiza com gastos que seriam destinados a relógios de ponto.
Além disso, a empresa pode saber exatamente a localização dos funcionários no momento do registro do ponto através da funcionalidade de geolocalização.
Segurança jurídica para a empresa
Empresas de vários tamanhos enfrentam dificuldades com a legislação trabalhista do Brasil, pois o menor deslize em relação às regras pode causar um grande prejuízo aos negócios.
O departamento jurídico pode se beneficiar de uma solução como o marcador de ponto digital tanto quanto o RH!
O controle de ponto online permite que as organizações se adequem à lei do controle de ponto, pois além de armazenar todos os dados de forma segura, também faz todo o processamento de relatórios fiscais obrigatórios para fiscalização.
Facilidade de implementação
Além de todas as vantagens apresentadas anteriormente, implementar um marcador de ponto digital nas empresas é muito rápido e fácil!
O sistema de controle de ponto online da mywork pode ser implementado por qualquer empresa em 10 minutos e todos os colaboradores podem começar a fazer o registro de ponto no mesmo dia em que o sistema é instalado. Além disso, o ponto online da mywork conta com todas as funcionalidades essenciais para garantir a segurança e o armazenamento dos pontos dos funcionários.
Você pode começar a utilizar o sistema de ponto online da mywork clicando aqui e pode testar a plataforma gratuitamente!