--- title: Guia dos Documentos para Admissão | mywork description: Os documentos para admissão contém informações sobre os profissionais contratados pela empresa e devem ser atualizados de forma correta. Entenda mais! image: https://www.mywork.com.br/hubfs/Imported_Blog_Media/documentos-para-admissao-mywork.jpg --- [![logo horizontal colorido-01](https://www.mywork.com.br/hubfs/logo%20horizontal%20colorido-01.png)](https://www.mywork.com.br/blog) - Controle de ponto ### [Controle de ponto](https://www.mywork.com.br/blog/controle-de-ponto-online-nas-empresas) ### [Banco de horas negativas](https://www.mywork.com.br/blog/tudo-sobre-o-desconto-de-horas-negativas) ### [Controle de faltas](https://www.mywork.com.br/blog/a-importancia-do-controle-de-faltas-nas-empresas) ### [Controle de férias](https://www.mywork.com.br/blog/8-passos-para-fazer-controle-de-ferias) ### [Controle de ponto para médicos](https://www.mywork.com.br/blog/controle-de-ponto-para-medicos-e-necessario) ### [Controle de ponto pelo celular](https://www.mywork.com.br/blog/controle-de-ponto-pelo-celular-como-funciona) ### [Jornada de trabalho](https://www.mywork.com.br/blog/o-que-e-jornada-de-trabalho-saiba-tudo-aqui) ### [Trabalho intermitente](https://www.mywork.com.br/blog/contrato-de-trabalho-intermitente-o-que-diz-a-clt) - Cultura organizacional ### [Cultura organizacional](https://www.mywork.com.br/blog/cultura-organizacional-e-sua-importancia) ### [Contratação de deficientes](https://www.mywork.com.br/blog/contratacao-de-deficientes-como-fazer) ### [Equipe de vendas](https://www.mywork.com.br/blog/equipe-de-vendas-como-vai-o-desempenho-da-sua) ### [Home office](https://www.mywork.com.br/blog/como-fazer-home-office-do-jeito-certo) ### [Trabalhar no feriado](https://www.mywork.com.br/blog/trabalhar-no-feriado-o-que-determinam-as-leis) ### [Trabalhar no sábado](https://www.mywork.com.br/blog/trabalhar-no-sabado-o-que-diz-a-legislacao) ### [Trabalho temporário](https://www.mywork.com.br/blog/trabalho-temporario-como-funciona) - Gestão de benefícios ### [Gestão de benefícios](https://www.mywork.com.br/blog/guia-dos-beneficios-trabalhistas) ### [Vale-alimentação](https://www.mywork.com.br/blog/vale-refeicao-ou-vale-alimentacao-diferencas) ### [Vale-refeição](https://www.mywork.com.br/blog/vale-refeicao-e-obrigatorio) ### [Vale-transporte em dinheiro](https://www.mywork.com.br/blog/vale-transporte-em-dinheiro-pode-ou-nao-pode) ### [Licença maternidade](https://www.mywork.com.br/blog/licenca-e-salario-maternidade) ### [Salário maternidade](https://www.mywork.com.br/blog/licenca-e-salario-maternidade) ### [Seguros](https://www.mywork.com.br/blog/seguro-de-vida-para-funcionarios-qual-a-importancia) ### [Gestão de documentos](https://www.mywork.com.br/blog/documentos-que-precisam-ser-guardados) - Legislação trabalhista ### [Legislação trabalhista](https://www.mywork.com.br/blog/gestao-de-departamento-pessoal-e-legislacao-trabalhista) ### [Aposentadoria](https://www.mywork.com.br/blog/aposentadoria-tudo-que-voce-precisa-saber) ### [Auxílio-doença](https://www.mywork.com.br/blog/guia-completo-auxilio-doenca) ### [Descanso semanal remunerado](https://www.mywork.com.br/blog/guia-descanso-semanal-remunerado-2022) ### [FGTS](https://www.mywork.com.br/blog/como-funciona-o-fgts) ### [PAT](https://www.mywork.com.br/blog/como-funciona-o-pat-entenda-todas-normas-e-regras) ### [Portaria 1510](https://www.mywork.com.br/blog/portaria-1510-tudo-que-voce-precisa-saber) ### [Portaria 373](https://www.mywork.com.br/blog/portaria-373-o-que-o-governo-diz-sobre-ponto-online) ### [Pagamento do seguro desemprego](https://www.mywork.com.br/blog/pagamento-do-seguro-desemprego-como-fazer) ### [Principais direitos trabalhistas](https://www.mywork.com.br/blog/principais-direitos-trabalhistas-2021) - Rotinas do departamento pessoal ### [Rotinas do departamento pessoal](https://www.mywork.com.br/blog/rotina-do-departamento-pessoal) ### [Admissão de funcionários](https://www.mywork.com.br/blog/5-passos-para-seu-processo-de-admissao) ### [Afastamento do trabalho](https://www.mywork.com.br/blog/afastamento-do-trabalho-quais-sao) ### [Software de Depto. 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Entenda mais! [Beatriz Candido Di Paolo](https://www.mywork.com.br/blog/author/beatriz) abr 14, 2021 --- Você sabe quais são os principais documentos para admissão? O momento da admissão de um colaborador é sempre cheio de novas informações que devem ser processadas pelo departamento de Recursos Humanos das empresas. Afinal, após um processo seletivo em que foi necessário conhecer os candidatos e selecionar o perfil que melhor se enquadra à empresa, ainda é preciso integrar o novo colaborador às rotinas de trabalho e processar uma longa lista de documentos obrigatórios para a contratação oficial. E como este momento costuma ser de muita alegria tanto para o profissional que está abraçando uma nova oportunidade quanto para a empresa que está recebendo um novo talento, é comum que algumas confusões aconteçam durante a administração dos documentos para admissão. Até os gestores mais experientes em processos de contratação podem ficar confusos em relação a toda papelada que deve ser assinada pelo profissional e pela organização. Isso acontece principalmente porque a oficialização do contrato de trabalho é complexa e exige uma série de cuidados em relação à legislação trabalhista, tributária e previdenciária. – E todas elas têm muitos detalhes que devem ser respeitados. Os documentos para admissão, além de serem o primeiro passo para oficializar a contratação, também contém informações fundamentais sobre os funcionários que estão entrando na empresa e devem ser atualizados de forma correta. Toda essa papelada também tem um papel crucial para a contabilidade da empresa, para o imposto de renda, para o histórico profissional do trabalhador, entre outros fatores. Você já deve ter entendido que os documentos para admissão são extremamente importantes nas rotinas das empresas, não é? A mywork vai te ajudar a entender todos os detalhes a respeito de todos os documentos que devem ser solicitados e processados no momento da admissão de novos colaboradores. Também vamos te ajudar a entender como é possível organizar tais informações de forma correta e dentro da lei. Vamos lá? ## **O que são os documentos admissionais?** Os documentos para admissão são todos os registros e informações de cunho profissional e pessoal de um colaborador, que são exigidos no momento da contratação. Essas informações servem para identificar o profissional e geralmente envolvem dados sobre a vida civil do trabalhador que permitem que a empresa o conheça melhor. Algumas informações a respeito dos dependentes dos funcionários também são solicitadas no momento da contratação, pois são essenciais para a concessão de alguns direitos trabalhistas, como é o caso do salário família e da pensão alimentícia, por exemplo.  **Quais são os documentos necessários para admissão de um funcionário?** Há uma grande série de documentos que podem ser solicitados pelas empresas no momento da contratação de um colaborador e eles podem variar dependendo do tamanho da empresa, da categoria profissional do trabalhador, do setor da empresa, etc. Alguns dos documentos que podem ser necessários são: - Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) original e uma cópia; - Cópia do RG; - Cópia do CPF; - Fotos (geralmente 3×4); - Comprovante de residência; - Título de eleitor (para maiores de 18 anos); - Cópia do comprovante de escolaridade - Certidão de nascimento (caso o colaborador seja solteiro); - Certidão de casamento (caso o colaborador seja casado); - Inscrição no PIS/Pasep; - Registro profissional emitido pelo órgão de classe; - Certificado de alistamento militar ou reservista (para homens entre 18 e 45 anos); - Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), emitido após os exames de admissão, cujo custo é do empregador. - Cópia da certidão de nascimento de filhos com até 21 anos de idade; - Certidão de vacinação dos filhos menores de 7 anos; - Comprovante de frequência escolar dos filhos maiores de 7 anos; - Caso a profissão exija trabalho com veículos, deve-se apresentar a CNH; - Atestado de invalidez dos filhos, caso haja. ### **Quais são os documentos para admissão de estagiários e jovens aprendiz?** A contratação de estagiários e jovens aprendizes exige uma série de documentos um pouco diferente daqueles que são solicitados para contratação de profissionais efetivos.  Para a contratação de **estagiários:** - Carteira de identidade (RG); - CPF; - Histórico escolar; - Atestado de frequência em uma instituição de ensino; - Termo de Compromisso de Estágio (TCE), que é um contrato no qual constam todas as informações sobre o estagiário, seus direitos e deveres, as funções que irá desempenhar, valor da bolsa estágio, período de contratação, etc.; - Comprovante de residência. Já no caso da contratação de **jovens aprendizes:** - Carteira de identidade (RG); - CPF (o documento do responsável pode ser utilizado caso o aprendiz tenha menos que 18 anos); - Carteira de Trabalho; - Certificado de Conclusão do Ensino Médio (se houver); - Atestado de frequência escolar ou em uma instituição de ensino. Também é importante ressaltar que em ambos casos a empresa é obrigada a determinar e respeitar a jornada de trabalho dos estagiários e aprendizes contratados, pois tais posições podem ter escalas diferentes dos funcionários efetivos. Estagiários, por exemplo, só podem realizar jornada de trabalho de 6 horas diárias, totalizando 30 horas semanais. Isso deve ser explicitado no registro da contratação. ## **Há algum documento que não pode ser solicitado para admissão?** Sim! Da mesma forma que existem documentos que devem ser obrigatoriamente solicitados pela empresa no processo de admissão, existem documentos que a empresa não pode exigir. De acordo com a legislação, tais documentos são: - certidão negativa de ações trabalhistas, documento que comprove a inexistência de processos trabalhistas por parte do trabalhador; - Dados sobre antecedentes criminais, a não ser em casos em que a vaga em questão tenha relação com algum crime; - Exames que comprovem esterilização ou gravidez; - Exames de HIV; - Registros sobre a presença ou ausência de dívidas no nome do trabalhador (como certidão negativa do Serasa, SPC ou cartório de protestos). A solicitação de tais informações no momento da contratação é proibida porque isso se configura como uma ação discriminatória e constrangedora do trabalhador, o que pode prejudicar a imagem do profissional no trabalho. É importante ressaltar também que as empresas que, por qualquer motivo, solicitam tais documentos para admissão de novos empregados estão sujeitas a sofrerem processos trabalhistas e ao pagamento de multas. ## **Por onde começar a processar os documentos para admissão?** Uma vez que a empresa recebe os documentos para admissão, a primeira coisa a se fazer é registrar o novo colaborador no quadro de funcionários e isso deve ser feito antes do início das atividades do profissional na organização. Isso é necessário pois, por lei, o trabalhador contratado não pode dar início às atividades se não estiver devidamente registrado na empresa e, para isso, é preciso preencher: - a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS); - Contrato de experiência; - Registro de ponto; - Ficha de solicitação do salário família, quando necessário; - Termo de responsabilidade para concessão do salário família, quando necessário; - Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda - Ficha de registro de empregados ### **E qual é o prazo para que tais registros sejam feitos?** Segundo a lei [5.5538/68](https://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L5553.htm?utm_source=blog&utm_campaign=rc_blogpost), a empresa não pode reter os documentos dos trabalhadores por mais de cinco dias, mesmo em casos de cópias autenticadas. Assim, todas as informações sobre o colaborador contratado devem ser devidamente registradas neste período. Além disso, o [artigo 29](https://www.jusbrasil.com.br/topicos/10762468/artigo-29-do-decreto-lei-n-5452-de-01-de-maio-de-1943) da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que o registro do novo vínculo trabalhista na carteira de trabalho do profissional deve ser feito em até 48 horas. O mesmo período vale para a devolução do documento ao trabalhador. Confira mais informações sobre tais regras: > ***Art. 29.*** *O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)* > > ***8º*** *O trabalhador deverá ter acesso às informações da sua CTPS no prazo de até 48 (quarenta e oito) horas a partir de sua anotação. (Incluído pela Lei nº 13.874, de 2019) ![Imagem com texto convidando a receber notícias da mywork pelo WhatsApp, ao lado de QR codes para canais de novidades e parcei](https://www.mywork.com.br/hs-fs/hubfs/screencapture-mywork-br-seja-um-representante-2024-02-02-15_45_33-1.png?width=2137&height=728&name=screencapture-mywork-br-seja-um-representante-2024-02-02-15_45_33-1.png)* > >   ## **E como organizar os documentos de admissão na minha empresa?** Você deve ter percebido que os documentos para admissão exigem muito cuidado por parte das empresas, pois o processamento correto dessas informações é parte essencial da contratação de qualquer colaborador. A organização é parte fundamental dessa rotina do departamento pessoal e, por isso, vamos dar algumas dicas de como os profissionais de recursos humanos podem otimizar a gestão desses dados. **Confira todas as informações necessárias para cada admissão:** Toda empresa terá um processo de contratação diferente, pois cada categoria e setor profissional exige informações específicas para a admissão de funcionários. Por isso, o primeiro passo (e um dos mais fundamentais) é que o profissional de RH responsável pelos documentos admissionais conheça as exigências para a contratação e a documentação que deve ser solicitada para cada profissional. Assim, é possível fazer um checklist de todas as informações necessárias para registrar um novo funcionário na organização, o que agiliza o processo. **Crie um protocolo para o processamento de informações** Com todos os documentos em mãos, é preciso estabelecer um protocolo para o processamento correto de todas as informações do profissional. Assim, a empresa deve organizar a ordem em que os documentos serão processados de acordo com a legislação, com o tempo necessário para a verificação de dados, com as demandas internas, entre outros fatores. Organizar um protocolo que pode ser seguido em todas as contratações torna as rotinas de admissão muito mais fluídas e compreensíveis para todo o departamento pessoal e para os colaboradores. **Solicite informações e documentos para admissão com antecedência** Assim que um profissional é aprovado em um processo de recrutamento e seleção, o departamento de RH deve encaminhar um documento solicitando todas as informações que serão necessárias para o registro do funcionário na empresa. Ter um canal de comunicação claro e direto com o candidato aprovado no processo seletivo é fundamental para que todos os documentos sejam compartilhados a tempo. **Use a tecnologia a seu favor** Existe uma série de recursos que podem ser utilizados para otimizar as rotinas de gestão de documentos e outras informações referentes à jornada de trabalho de funcionários. Há ferramentas que permitem a digitalização de documentos, o que permite o armazenamento correto e seguro de documentos para admissão. Da mesma forma, há soluções digitais que facilitam a gestão diária de rotinas de trabalho dos colaboradores contratados pela organização. Um exemplo desse tipo de solução é o controle de ponto online. Esse tipo de ferramenta permite que os gestores acompanhem as horas trabalhadas pelos funcionários em tempo real a partir da admissão, além de facilitar a gestão de horas extras, adicionais e outros fatores que impactam na remuneração. Você pode contar com o sistema de controle de ponto online da mywork para gerir as rotinas de trabalho de sua empresa! [Clique aqui](https://lp.mywork.com.br/controle-de-ponto-online) e faça um teste grátis durante 7 dias! [Admissão de Funcionários](https://www.mywork.com.br/blog/tag/admissão-de-funcionários) ## Posts similares Controle de Ponto ### [Controle de frequência dos funcionários](https://www.mywork.com.br/blog/controle-de-frequencia-dos-funcionarios) Está com dúvidas sobre Controle de Frequência dos Funcionários? Acesse a mywork e confira os aspectos importantes sobre o assunto. Não perca! Beatriz Candido Di Paolo ago 20, 2020 Controle de Ponto ### [O que é AEJ? - Arquivo Eletrônico de Jornada](https://www.mywork.com.br/blog/o-que-é-aej-arquivo-eletrônico-de-jornada) Desvende os benefícios do AEJ na gestão de ponto e veja como monitorar a jornada de trabalho de forma mais eficiente e em conformidade legal. Confira! 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