Você sabe como funciona o controle de ponto digital?
O controle de ponto é uma rotina obrigatória para todas as empresas brasileiras com mais de 20 colaboradores e é uma das formas mais seguras de criar um histórico da relação trabalhista entre empregador e empregado.
Fazer o controle de horas na organização é fundamental para garantir que todos os direitos dos trabalhadores estão sendo cumpridos e também para evitar processos trabalhistas, pois esse tipo de rotina organiza as relações internas na empresa.
Existem diversas formas através do qual o controle de ponto dos funcionários pode ser feito.
No entanto, o controle de ponto digital é a forma mais moderna, tecnológica, rápida e segura de registrar e acompanhar as rotinas e jornadas de trabalho dos funcionários de uma empresa, pois todas as informações podem ser reunidas e acessadas no mesmo lugar.
Se você acompanha o blog da mywork com frequência ou até mesmo já é um cliente da mywork, já deve conhecer as vantagens de implementar um sistema de controle de ponto digital na sua empresa.
Afinal, com as novas tecnologias que vêm surgindo nos últimos anos e com a evolução de leis que permitem que o controle de horas trabalhadas seja feito através de soluções digitais e remotas, é de se imaginar que a tendência para todos os negócios seja uma migração para o controle de ponto digital.
E essa já é a realidade de muitos negócios que já tornaram o controle de ponto digital uma solução consolidada em suas rotinas internas e externas.
Neste artigo, vamos falar um pouco mais sobre o funcionamento do controle de ponto digital e sua relevância no cenário atual de Departamento Pessoal e Recursos Humanos das empresas brasileiras.
Além disso, vamos relembrar quais são as principais vantagens do controle de ponto digital para os negócios e o impacto positivo que esse tipo de solução tem sobre as rotinas das organizações.
Vamos começar!
O que é e como surgiu o controle de ponto digital?
O controle de ponto digital é uma das tecnologias mais modernas, seguras e práticas para registrar e acompanhar as rotinas de trabalho dos funcionários. Trata-se também de uma solução alternativa aos antigos relógios de ponto utilizados nas empresas.
Em 2009 foi criada a portaria 1510, que determinou as regras para que empresas aderissem ao Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) para controlar a jornada de trabalho dos funcionários.
Dois anos depois, em 2011, foi criada a portaria 373, que determinou que as empresas brasileiras podiam adotar sistemas alternativos de controle de ponto, como é o caso do ponto digital.
Como funciona o controle de ponto digital?
De forma geral, o ponto digital funciona através de um sistema de controle de ponto eletrônico cujo armazenamento é feito em nuvem e sua instalação é feita num dispositivo (celular, tablet, laptop, computador, etc).
Assim, uma vez que o sistema é configurado com as informações da empresa, todos os dados referentes às jornadas de trabalho dos colaboradores podem ser registrados.
Dessa maneira, os colaboradores podem registrar seus pontos do dia e todas as informações relativas aos horários de entrada, intervalo e saída são armazenadas e podem ser consultadas a qualquer momento pelos gestores.
Um grande diferencial do controle de ponto digital é justamente o fato de que ele permite que os horários dos funcionários sejam registrados de qualquer lugar, pois basta uma conexão à internet para que os dados sejam computados no sistema.
Então, tanto colaboradores que atuam na sede da empresa quanto aqueles que trabalham de forma remota podem fazer o registro de ponto tranquilamente e com segurança.
O sistema de controle de ponto digital também permite que os gestores acompanhem o saldo de banco de horas e horas extras dos colaboradores.
Como o ponto digital otimiza as rotinas das empresas?
O processo de marcação de ponto dos colaboradores de uma empresa é, de forma resumida, uma forma de documentar a presença e frequência dos colaboradores no trabalho.
Quando a empresa conta com poucos funcionários tal registro pode ser feito de formas diferentes, que não envolvem tanta tecnologia, como, por exemplo, utilizando planilhas de excel ou até mesmo livros de ponto.
No entanto, há grandes problemas que podem surgir a partir do uso dessas soluções para gestão de jornada dos funcionários: o risco de fraudes é muito grande, afinal, um funcionário pode facilmente preencher a planilha ou o caderno por outro.
Além disso, a possibilidade de danificação ou extravio das informações também é grande, pois os arquivos podem ser excluídos e o caderno pode ser perdido ou estragado.
Se essas situações podem gerar problemas em negócios pequenos, imagine só a confusão que pode acontecer em empresas com muitos funcionários?
Situações em que os dados sobre a jornada de trabalho dos colaboradores são processados de forma incorreta podem gerar muita dor de cabeça para os empregadores, pois abrem brechas para processos trabalhistas, pagamento indevido de verbas salariais, descontos incorretos em banco de horas, entre outros problemas relacionados à má gestão das horas trabalhadas.
Mais do que isso, esse tipo de problema pode gerar muitos prejuízos financeiros para a organização, afinal, lidar com ações trabalhistas, pagar multas ou acertar pagamentos não estipulados para um determinado período do mês tendem a impactar negativamente no orçamento da empresa.
Por isso, é importante que os empregadores se atentem às soluções mais modernas de controle de ponto para seu negócio!
O controle de ponto digital da mywork é uma das alternativas mais vantajosas do mercado para que pequenos empresários possam fazer a gestão de jornada de seus colaboradores de forma rápida, eficiente, segura e acessível. Você pode testar o sistema de mywork gratuitamente clicando aqui!
Um sistema de controle de ponto digital ainda permite que os gestores:
- Organizem escalas de trabalho;
- Gerencie os bancos de horas;
- Façam o fechamento correto da folha de pagamento;
- Reduzam custos extras causados por problemas no pagamento de verbas salariais;
- Reduzam custos com sistemas de registro de jornada;
- Analise informações sobre assiduidade e horas trabalhadas;
- Acompanhe as jornadas de trabalho internas e externas;
- Tenha relatórios baseados em dados arquivados com segurança.
Por que escolher uma solução digital?
Se você chegou até aqui, já deve ter entendido que o controle de ponto digital pode trazer uma série de benefícios para as rotinas internas das empresas, principalmente no que diz respeito ao armazenamento e processamento correto de dados e à redução de custos relacionados ao controle de jornadas.
Nesta seção vamos falar mais sobre o porquê gestores e empregadores devem considerar (e escolher!) soluções de controle de ponto digital para organizar o dia a dia de seus colaboradores!
Já comentamos que os sistemas de controle de ponto digital são, atualmente, as alternativas mais modernas para gestão de jornadas de trabalho, mas sabemos que dizer apenas isso pode não ser o suficiente para que todos escolham esse tipo de solução em suas empresas.
Mas você sabia que, além de ser muito moderno, esse tipo de sistema também tende a ter valores muito acessíveis? Mais acessíveis, inclusive, do que relógios de ponto tradicionais e eletrônicos?
Pois bem! O controle de ponto digital não exige a compra de um relógio fixo que será fixado em um local específico na empresa: todos os colaboradores poderão marcar o ponto através do próprio smartphone, ou de tablets e computadores, por exemplo.
Não há necessidade de manutenção ou de abastecimento de bobinas de papel para comprovantes de ponto, como acontece com os famosos relógios de parede. Basta que a empresa realize a contratação do software de ponto e pronto!
- Flexibilidade de registro
Como dissemos acima, os colaboradores que têm um sistema de controle de ponto digital à disposição não precisam se preocupar com filas no momento do registro de ponto. Afinal, basta que o trabalhador tenha acesso a um smartphone, tablet ou computador com conexão à internet para marcar o ponto.
Além disso, ter um sistema digital para o registro do ponto dificulta que o trabalhador esqueça de fazer a marcação, pois muitas soluções contam com lembretes personalizados para cada colaborador.
Ademais, como a marcação de pontos pode ser acompanhada em tempo real, há a possibilidade de que os gestores identifiquem quais funcionários não realizaram o registro do ponto e os informem em tempo real (ou façam o tratamento instantaneamente).
- Gerenciamento de equipes externas
Um sistema de controle de ponto digital também facilita o dia a dia de gestores cujas equipes atuam em diferentes regimes de trabalho.
Imagine uma gestora que tem uma equipe de dez funcionários. Desses dez funcionários, três trabalham todos os dias na sede da empresa, três trabalham remotamente e outros quatro têm uma jornada de trabalho mista.
Com um sistema digital, ela não precisa se perguntar se seu time está marcando o ponto no horário correto ou cumprindo sua jornada de trabalho de forma adequada, pois o próprio sistema indica as horas trabalhadas pelos colaboradores independentemente do local de trabalho.
Dessa forma, o ponto digital traz uma vantagem muito importante frente às novas realidades de trabalho que se moldam no Brasil, pois tanto trabalhadores que atuam presencialmente quanto aqueles que fazem home office podem ter a tranquilidade de bater o ponto de forma segura e prática.
Essa solução também é muito vantajosa para empresas que têm várias filiais, como é o caso de lojas e quiosques.