Como fazer a folha de pagamento? 2 meses atrás

A folha de pagamento é um documento mensalmente planejado e organizado pela empresa, no qual todos os dados trabalhistas e ocorrências que envolvam o colaborador, são transformados em informações contábeis. 

É um documento obrigatório no dia a dia das empresas e é explicado pelos artigos 464 da CLT e 225 do Decreto 3048/1999. E você sabe como é importante conhecer a legislação trabalhista né? Além de livrar sua empresa de possíveis ações ou processos trabalhistas, esse conhecimento também mantém saudável as relações entre colaborador e gestor. 

No entanto, apesar da folha de pagamento estar presente mensalmente em todo negócio com funcionários, há ainda muitas dúvidas sobre como fazer a folha de pagamento.  

E por isso escrevemos um artigo super completo para te explicar o passo a passo de como fazer a folha de pagamento na sua empresa, e deixar sua gestão muito mais organizada e produtiva!  

O que diz a lei sobre como fazer a folha de pagamento? 

A maneira correta de como fazer a folha de pagamento inclui as funções: operacional, fiscal e contábil. Normalmente esse documento é visto como um histórico onde o funcionário tem acesso a todas as informações sobre suas rotinas de trabalho. 

O resultado desse documento discrimina o valor total do salário que o profissional vai receber. E isso quer dizer que é o salário bruto que vai estar escrito na folha de pagamento. 

Assim como falamos ali em cima, o artigo 225 do Decreto 3048/1999 é o que prevê a obrigatoriedade e dá detalhes específicos sobre como fazer a folha de pagamento: 

Art. 225. A empresa é também obrigada a: 

I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos; 

II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos; 

Importância da folha de pagamento para a empresa 

A maneira como fazer a folha de pagamento é feita, é extremamente decisiva para ambas as partes do contrato, porque ela representa o real controle financeiro da empresa. 

É por meio deste documento que será possível comprovar o recolhimento de impostos, INSS, se o salário foi pago corretamente, se todas as verbas trabalhistas estão em ordem e como estão sendo pagos os benefícios aos colaboradores. 

Portanto, esse controle financeiro que você vai ter depois de aprender como fazer a folha de pagamento, afetará completamente a gestão do seu negócio ou empresa. As organizações que têm facilidade e sabem como adotar ferramentas que automatizam processos, conseguem evitar possíveis ações e processos trabalhistas. 

E você sabe como isso é um adianto para seu negócio, né? Além de, consequentemente, aumentar a produtividade, reduzir os custos e manter a vida de qualquer gestor em paz! 

Importância da folha de pagamento para o colaborador 

Você viu como fazer a folha de pagamento corretamente é importante para uma empresa. Mas não é só isso, porque o jeito como é feita a folha de pagamento, afeta diretamente também a rotina do empregado. 

O documento é essencial e serve como comprovante de renda para o colaborador. Tendo um papel importantíssimo também no que diz respeito a pedidos de aposentadoria, visto que serve como comprovante do pagamento do INSS. 

Como fazer a folha de pagamento? 

Não existe um modelo pronto de como fazer a folha de pagamento, mas é preciso seguir um passo a passo com todas essas informações abaixo: 

  • Dados do empregador 
  • INSS 
  • FGTS 
  • IRFF 
  • Vale-refeição 
  • Vale-transporte 
  • Contribuição Sindical 
  • Faltas e atrasos 
  • Adicional de Periculosidade 
  • Adicional de Insalubridade 
  • Remunerações extras 
  • Horas extras 
  • Adicional noturno 
  • Descanso semanal remunerado 
  • Salário família 
  • Férias 
  • 13 salário 

E o passo a passo de como fazer a folha de pagamento, preenchendo corretamente todas essas informações a cima, é super fácil também. Você pode escolher o modelo que quiser na internet, mas lembre-se sempre de que todas essas informações devem estar presentes!  

Vou te mostrar exatamente como funciona cada uma dessas informações que devem estar presentes na hora de você aprender como fazer a folha de pagamento. 

INSS 

Você não precisa saber de cabeça como fazer o cálculo do INSS na folha de pagamento, basta orientar o sistema, e atualiza-lo anualmente com os valores informados pelo Instituto Nacional da Previdência Social (INSS). 

A contribuição previdenciária é descontada mensalmente sobre todos os vencimentos do funcionário. E sobre o percentual, ele vai de acordo com os ganhos do funcionário e também segundo a tabela divulgada pelo próprio INSS a cada início de ano. 

O recolhimento é feito no mês de referência e o repasse da empresa para o INSS acontece até o dia 15 do mês subsequente ao recolhimento. 

FGTS 

O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) não é descontado do trabalhador, pois se trata de uma obrigação da empresa. A alíquota a ser recolhida é de 2% sobre o salário bruto do jovem aprendiz e de 8% sobre o salário bruto de qualquer outro colaborador. 

Por mais que não seja descontado ou creditado ao funcionário, o valor do FGTS recolhido deve sempre figurar no holerite, a título de conhecimento. Nós escrevemos um artigo para o Jornal Contábil sobre todas as especificações do FGTS, inclusive as mudanças que recentemente aconteceram. Clique aqui para ler o guia atualizado! 

Vale lembrar também que funcionários contratados que já sejam aposentados têm o direito de sacar o FGTS todos os meses, portanto, cabe à empresa fazer o devido recolhimento para garantir esse direito ao trabalhador. 

Imposto de Renda Pessoa Física (IRRF) 

Outro tributo a ser descontado na folha de pagamento é o Imposto de Renda Retido na Fonte (IRFF), cuja alíquota é calculada com base nos vencimentos de cada colaborador, respeitando-se a tabela divulgada pela Receita Federal anualmente. 

Vale-refeição 

Entre os benefícios concedidos pelas empresas, está o vale-refeição, que se destina à alimentação do trabalhador em seu horário de almoço, janta ou intervalo. 

Para todos os efeitos legais, o vale-refeição faz parte da remuneração do trabalhador desde que seja previsto em Convenção ou Acordo Coletivo de Trabalho ou seja mencionado no contrato de trabalho. 

Do contrário, a empresa não é obrigada a conceder o benefício, porém, deve destinar um local apropriado para que os trabalhadores possam realizar suas refeições, sejam levadas de casa ou compradas em estabelecimentos comerciais. 

Quando há o pagamento do benefício, o empregador pode cadastrar-se no PAT (Programa de Alimentação do Trabalhador), e assim descontar até 20% do salário do colaborador a título de remuneração pela concessão do benefício. 

Vale-transporte 

O vale transporte concedido pela empresa deve, obrigatoriamente, ser descontado na folha de pagamento. A alíquota comumente usada é de 6% sobre o salário bruto, exceto se o valor total do benefício for menor do que este percentual. Neste caso, o valor integral do benefício é descontado em folha de pagamento. 

Escrevemos um artigo sobre todos detalhes que você precisa prestar atenção quando for pagar o vale-transporte para seu funcionário. Só clicar aqui para ler!

Também desenvolvemos uma matéria para tirar todas as dúvidas sobre o pagamento do vale-transporte em dinheiro, pode ou não? Clique aqui para ler.

Contribuição sindical mensal e anual 

Após a reforma trabalhista que entrou em vigor em novembro de 2017, esse desconto só é aplicado ao contracheque do trabalhador que opta pelo vínculo ao sindicato e autoriza o desconto. A contribuição sindical que antes era obrigatória, hoje passa a ser voluntária.  

Assim, a empresa recolhe o valor da mensalidade integral e repassa à organização sindical. 

Faltas e atrasos 

A empresa também pode descontar faltas e atrasos dos trabalhadores no cálculo de folha de pagamento, a fim de remunerá-los de forma adequada e também educá-los quanto à necessidade de cumprir com o que prevê o contrato de trabalho. 

O desconto por atrasos é feito com base no salário-hora do trabalhador e proporcional à quantidade de minutos de ausência. Já as faltas injustificadas possuem um cálculo mais complexo, pois deve-se considerar a perda do descanso semanal remunerado (DSR). 

Assim, se o trabalhador ganha R$ 2.000,00 e trabalha 22 dias, divide-se o salário pelo total de horas, descontando-se o dia não trabalhado mais um dia de DSR. 

Adicionais e remunerações extras 

O cálculo de como fazer a folha de pagamento também compreende o lançamento de adicionais noturno, de insalubridade e periculosidade, além de pagamento de horas extras, premiações e comissões, entre outros. 

Escrevemos dois outros artigos sobre adicional de periculosidade e adicional de insalubridade, se quiser ficar por dentro é clicar e ler!

Horas extras 

O cálculo de horas extras deve ser feito com base na Convenção Coletiva de Trabalho da categoria na qual o trabalhador está inserido. O que quer dizer que uma mesma empresa pode ser obrigada a remunerar as horas extras de dois trabalhadores de uma maneira diferente. 

Por exemplo: o colaborador que trabalha em uma indústria que exige adicionais como o de periculosidade, pode estar dentro de uma CCT diferente do funcionário que trabalha no administrativo. 

Os acordos ou convenções trabalhistas também costumam diferenciar a remuneração de horas extras trabalhadas em dias de semana, sábados, domingos e feriados. Porque só assim é possível compensar corretamente o trabalhador pelo tempo trabalhado na empresa. 

As horas extras realizadas em domingos e feriados são remuneradas em 100%, o que significa que o trabalhador ganha em dobro. As de sábado, costumam ser pagas com 50% a mais, enquanto as trabalhadas durante a semana podem ser remuneradas a 20% ou 30%, por exemplo. 

Adicional noturno 

O adicional noturno é previsto no artigo 73 da CLT como um benefício para os funcionários que trabalhem em determinadas horas da noite dependendo da sua atividade: 

  • Trabalhadores urbanos: Aplicado entre 22:00 e 05:00 
  • Trabalhadores rurais: Aplicado entre 21:00 e 05:00 
  • Trabalhadores da pecuária: Aplicado entre 20:00 e 04:00 
  • Trabalhadores portuários: Aplicado entre 19:00 e 07:00 

Ou seja, caso um trabalhador exerça alguma atividade entre esses horários ele terá o direito a receber um adicional noturno pelas horas trabalhadas neste período. Para entender mais leia nosso blogpost exclusivo sobre como fazer o pagamento do adicional noturno. 

Descanso semanal remunerado (DSR) 

O DSR é um direito de todos os funcionários que trabalham sob o regime da CLT. Ele diz respeito a permissão de que, ao menos uma vez por semana, o funcionário pode descansar sem ter esse dia abatido do seu salário.  

Esse dia é pré-estabelecido por lei aos domingos, mas o combinado pode mudar caso o gestor e o colaborador façam um acordo ou convenção coletiva. 

Salário-família 

O salário-família é um benefício concedido às famílias de baixa renda que possuem filhos menores de 14 anos e segue as prescrições de uma tabela estipulada pelo INSS. 

colaborador empregado em regime CLT deve solicitá-lo à empresa. Mas o trabalhador avulso deve fazer o pedido junto ao sindicato ou órgão de classe que está vinculado. 

Beneficiários de aposentadoria por invalidez ou afastamento pelo INSS devem requisitar o salário-família junto a este mesmo órgão. 

Férias 

O cálculo de férias é feito com base no salário do trabalhador acrescido de um terço deste valor, chamado de adicional de férias. Nessa conta, o IRRF e o INSS incidem da mesma forma que no cálculo de folha de pagamento mensal. 

O trabalhador pode optar por “vender” 10 dias de férias e receber o valor correspondente, que é chamado de abono pecuniário. Se você quiser mais detalhes, leia o blogpost sobre como fazer o cálculo das férias do seu funcionário. 

13º salário 

Por fim, é necessário também saber sobre o 13º para aprender como fazer a folha de pagamento. Esse pagamento do 13º é feito sempre nos dois últimos meses do ano, independentemente de quanto tempo o colaborador trabalha na empresa em questão. Por isso, se ele tiver sido contratado após janeiro, deve receber o proporcional ao tempo de atividade na empresa. 

A base de cálculo do 13º também é a remuneração-base, dividida em 12 partes. Assim, se o funcionário tiver oito meses de trabalho, por exemplo, vai receber a soma de oito frações. 

E, para o empregador, há duas possibilidades de pagamento. Ele pode quitar, integralmente, até o dia 30 de novembro ou pagar a primeira parcela nesse mesmo dia e a segunda até 20 de dezembro. 

Nós fizemos um blogpost especialmente para explicar como é feito o pagamento do 13 salário, clique aqui para ler 🙂 

E sobre os holerites? 

O holerite ou contracheque é de extrema importância para o controle dos recebimentos, tanto para a empresa, como para os funcionários. Ele costuma estar atrelado à folha de pagamento e serve como um documento para comparar que o depósito do salário foi realmente feito.  

No holerite serão destacados todos os vencimentos, contribuições previdenciárias, seguros, plano de aposentadoria, e contribuições no geral, que vão determinar o valor líquido a ser recebido pelo colaborador. 

Para o colaborador, ele garante segurança completa do que recebe, do que é descontado e o motivo de todos esses valores. Além disso, esse documento serve para comprovação de renda em muitas situações. Como a abertura de contas bancárias, financiamentos, empréstimos, para fins de imposto de renda etc. 

Para a empresa, é uma forma de segurança que também garante o cumprimento de todas as obrigações como contratante. Também uma forma de fazer um controle individual e ter o histórico do que está sendo pago para cada colaborador. 

Lembre-se sempre de que o holerite precisa ter as informações cadastrais da empresa contratante e do funcionário em questão. Tais como nome, endereço, número e série da carteira de trabalho, cargo e natureza da função, quase da mesma maneira como fazer a folha de pagamento. 

Como se organizar para saber como fazer a folha de pagamento? 

Como desenvolvemos no artigo, a folha de pagamento é o nome dado a uma lista das remunerações pagas aos colaboradores de uma empresa. Também é conhecida como holerite ou contracheque, e consiste na transformação das informações trabalhistas de cada funcionário em dados contábeis, para no fim, ser possível calcular o pagamento líquido e o pagamento bruto dos valores corretos ao colaborador. 

Mas como você viu nesse artigo que escrevemos, entender como fazer a folha de pagamento realmente não é tarefa simples. É necessário que a empresa entenda as exigências da área de Recursos Humanos (RH), porque é a partir da organização dessas exigências que será feita uma gestão livre de falhas humanas e retrabalhos.  

Realizar o cálculo de uma folha de pagamento representa uma grande responsabilidade. Principalmente porque todos os detalhes que estão ali, servem como uma espécie de histórico do funcionário dentro da empresa.  

Mas como saber se essas informações estão corretas? Como ter certeza de que esse histórico do funcionário está devidamente organizado? 

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