AUTOMAÇÃO DE PROCESSOS NO RH 5 meses atrás

Nas últimas décadas, muitas soluções que proporcionam a automação de processos no RH vêm surgindo no Brasil. Afinal, este departamento vem assumindo uma série de funções muito mais complexas dentro das empresas.

Apesar de muitas pessoas ainda associarem o profissional de RH apenas às rotinas mais burocráticas da empresa, como gestão de documentos, processamento de folha de pagamento e gestão de benefícios, tais funcionários são frequentemente responsáveis por tarefas estratégicas que exigem conhecimentos das mais diversas ferramentas e técnicas de gestão de pessoas.

Vamos considerar os processos de seleção e recrutamento, por exemplo. Com o advento da internet e a criação de ferramentas especializadas em divulgação de vagas e recrutamento online (como é o caso do próprio LinkedIn), a contratação de profissionais para uma vaga em aberto na empresa tornou-se um processo muito mais detalhado e completo do que era antigamente.

Ao mesmo tempo, até as tarefas mais burocráticas vêm se modernizando. Com soluções de gestão de rotinas internas e de documentos fiscais, como é o caso do sistema de controle de ponto online criado pela mywork, os profissionais de RH precisam estar constantemente se atualizando para aprender sobre as novas tecnologias e táticas de gestão de colaboradores.

No entanto, sabemos que a automação de processos no RH envolve muitas frentes: é necessário entender, primeiramente, o que significa a automação de processos, quais atividades do departamento de recursos humanos podem ser automatizadas e quais são os principais benefícios de tal automação para a empresa como um todo.

Pensando em facilitar o entendimento da automação de RH para gestores e donos de empresas, a mywork reuniu neste artigo as respostas para todas essas questões!

Com a leitura, você poderá entender mais sobre a automação de processos no RH e suas vantagens para o dia a dia da gestão de pessoas. 

Continue com a leitura!

O que é a automação de processos?

Automatizar processos nada mais é do que utilizar tecnologias para otimizar e agilizar rotinas internas da empresa. 

A partir do momento em que o departamento de recursos humanos assume uma posição mais estratégica dentro da empresa, torna-se fundamental que novas tecnologias sejam adotadas para agilizar rotinas que envolvem a gestão dessa área dentro da organização.

Isso porque, apesar de um RH estratégico ser geralmente focado na gestão de pessoas, ainda há toda a responsabilidade relacionada à gestão de documentos e atividades administrativas da área.

Assim, a automação de processos no RH é a implementação de tecnologias que otimizam procedimentos típicos da gestão de pessoas. 

Com ela, os profissionais que atuam nessa área ganham muito mais flexibilidade e rapidez na execução de tarefas e podem ter uma diminuição significativa de erros que poderiam ser cometidos em processos manuais. 

A consequência dessa modernização é um departamento mais organizado, ágil e focado em resultados, o que tende a aumentar a produtividade interna e o aumento dos lucros da empresa.

Quais processos podem ser automatizados no RH das empresas?

Muitas tarefas podem ser automatizadas no RH das empresas. A seguir, você pode conferir alguns exemplos das atividades da empresa que podem se tornar mais eficientes e ágeis com a automação de processos no RH.

  • Seleção e Recrutamento

Como mencionamos no início do artigo, todo o processo de seleção e recrutamento, tipicamente conduzido pelo departamento de recursos humanos do início ao fim, pode ser automatizado.

Uma má contratação pode impactar vários processos internos negativamente, resultando numa queda da produtividade no trabalho e até mesmo no aumento do índice de turnover da organização.

Por esse motivo, a automação das atividades de recrutamento e seleção, bem como de todo o processo que envolve a contratação de um novo colaborador, é extremamente vantajosa. Desde a seleção de currículos, entrevistas e assinatura do contrato de trabalho.

Com as novas tecnologias disponíveis para o mapeamento de currículos e perfis de candidatos a uma vaga, a tendência é que as contratações sejam cada vez mais assertivas, contribuindo para a seleção de candidatos que têm as competências desejadas pela empresa.

  • Demissões

Da mesma forma que o processo de contratação de colaboradores pode ser muito mais fácil com a automação, as atividades que envolvem o desligamento de um colaborador também podem ser mais fáceis com o uso da tecnologia.

Por se tratar de um processo burocrático, o desligamento de um colaborador pode levar muito tempo tanto do profissional de RH quanto do funcionário que está saindo da empresa.

Nesse caso, a tecnologia alinhada à demissão pode otimizar o processamento de documentos necessários para a saída do funcionário, como a carta de demissão (no caso de pedido de demissão), rescisão de contrato de trabalho e até mesmo a confirmação de devolução de equipamentos como computadores e celulares da empresa.

Quando a empresa conta com a automação para o desligamento de colaboradores, a tendência é que todo o procedimento seja padronizado e que poucos erros envolvendo a gestão de documentos e o pagamento de verbas rescisórias aconteçam.

  • Gestão de ponto

O controle de ponto dos colaboradores é fundamental para que a empresa acompanhe as horas trabalhadas por cada funcionário, bem como bancos de horas, atrasos e ausências. 

Esse tipo de acompanhamento também permite que o pagamento de horas extras e adicionais sejam feitos da maneira correta, já que todos os horários de entradas e saídas são computados

A automação desses processos permite que os responsáveis pela gestão de jornada de trabalho dos colaboradores da empresa tenham em mãos dados importantes sobre as rotinas de trabalho das equipes, o que torna todas as análises que envolvem as horas de trabalho dos funcionários muito mais precisas.

Além disso, a automação desse processo no RH tornou-se muito mais fácil com o advento da portaria 373, que legisla sobre as soluções de controle de ponto online nas empresas brasileiras. Com isso, soluções muito eficientes e acessíveis, como é o caso do controle de ponto online da mywork, podem ser utilizadas nos mais diversos modelos de negócio.

Você pode testar a solução de controle de ponto online e gestão de Departamento Pessoal da mywork gratuitamente durante 15 dias clicando aqui!

  • Gestão de documentos dos colaboradores

Ao utilizar tecnologias voltadas para a coleta e armazenamento de dados dos colaboradores, o departamento de RH pode otimizar processos de registro dos funcionários, como o processamento de contratos, cadastros, autorizações de acesso, etc.

Isso agiliza uma série de rotinas administrativas e facilita o armazenamento seguro de dados, permitindo que todo o histórico de informações sobre um colaborador seja acessado de forma eficiente.

  • Pagamentos

A automação de processos no RH também confere mais agilidade à gestão de pagamentos da empresa. O uso de tecnologias  tende a evitar atrasos no processamento da folha de pagamento e diminui muito os riscos de falha humana.

Além disso, o pagamento automatizado pode ser feito de acordo com as práticas de cada empresa, o que permite que os processos sejam mais flexíveis ou mais rígidos de acordo com as diretrizes organizacionais.

  • Comunicação interna

A comunicação interna automatizada facilita que os comunicados da empresa sejam criados, distribuídos e acessados pelos colaboradores. Mais do que isso, a automação também permite que as regras da organização estejam cada vez mais próximas dos colaboradores, podendo ser acessadas a qualquer momento.

Essa prática é muito positiva não apenas para a disseminação das regras empresariais, mas também para o reforço constante da cultura organizacional.

Quais são os benefícios da automação de processos de RH?

A automação de processos no RH traz inúmeras vantagens competitivas para a empresa.

Ao mesmo tempo que a organização agiliza processos internos e diminui a ocorrência  de falhas nas atividades do departamento de recursos humanos, os funcionários responsáveis pela gestão de pessoas podem focar na criação de rotinas mais estratégicas para a empresa.

A tendência é que toda a organização seja beneficiada pela automação! A seguir vamos falar mais a respeito dos principais benefícios trazidos por essa prática.

Aumento da produtividade

Aplicar soluções tecnológicas no dia a dia do RH pode aumentar muito a produtividade de toda a empresa. 

Isso acontece porque a automação de processos no RH faz com que muitas atividades sejam feitas sem interrupção e até mesmo sem interferência dos profissionais da área, já que as ferramentas tecnológicas assumem parte das atividades. 

Assim, é possível que o profissional de RH redirecione seus esforços para atividades estratégicas que podem ser facilitadas pelos dados advindos da automação, como, por exemplo, a criação de políticas internas para diminuir o atraso dos colaboradores.

Otimização de tempo e foco em resultados

Esse é um dos principais benefícios da automação de processos no RH, afinal, a tendência é que muitas tarefas sejam feitas mais rapidamente com a adoção de tecnologias na gestão.

Isso tem um impacto muito positivo na organização, pois permite um maior acompanhamento das atividades internas e agiliza a execução de tarefas burocráticas, o que resulta em mais tempo para atividades mais complexas.

Melhora na comunicação

A comunicação interna é um fator de extrema importância dentro das empresas, pois é ela que garante que todos os colaboradores estejam alinhados com as regras, boas práticas e com a cultura organizacional, independente das posições hierárquicas que existam dentro da empresa.

A automação da comunicação interna, que muitas vezes fica a cargo do departamento de RH, facilita o diálogo entre empresa e colaborador, além de agilizar a troca de documentos e feedbacks.

Melhoria na análise de dados

Com a automação dos processos no RH, é possível que os gestores tenham em mãos informações valiosas para a administração de suas equipes. 

Softwares de gestão permitem que as mais diversas informações sejam coletadas e armazenadas em um só lugar, criando um espaço seguro e acessível para os responsáveis pelo gerenciamento de times.

Com isso, é possível que os líderes tenham acesso a relatórios de desempenho, mapeamento de tarefas, avaliações de desempenho e várias outras informações que os ajudem a tomar decisões estratégicas para melhor conduzir as atividades das equipes. 

Por onde começar?

Para que seja possível adotar a automação de processos no RH é preciso, primeiramente, entender as necessidades e particularidades do seu negócio.

Você deve ter clareza a respeito de quais processos têm prioridade quando pensa em automação, de forma que as demandas mais urgentes recebam a devida atenção no tempo certo.

Feito isso, você deve encontrar a melhor solução para sanar os problemas mais urgentes que foram identificados. Se durante o mapeamento ficou claro que o maior desafio no momento é a gestão de jornada de trabalho dos colaboradores, você deve buscar uma solução que otimize os processos de controle e tratamento de ponto e gestão de relatórios fiscais, como a mywork, por exemplo.

Uma vez que a solução for encontrada, é importante que todos os colaboradores que serão impactados pela automação sejam treinados. Isso significa oferecer uma capacitação para o uso das novas ferramentas de gestão.

Por fim, é fundamental que a automação de processos no RH e seus resultados sejam monitorados, de forma a identificar possíveis pontos de melhoria e acompanhar os resultados positivos gerados pelo uso das novas tecnologias.

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