App de ponto eletrônico: Como utilizar na empresa? 2 anos atrás

app de ponto eletrônico

Hoje em dia todos os gestores de departamento pessoal e donos dos próprios negócios sabem que é necessário fazer o controle de ponto dos empregados. A marcação de ponto é obrigatória para todas as empresas com mais de 10 funcionários. Contudo, mesmo empresas com menos funcionários tem visto valor em fazer o controle de horas trabalhadas para realizar pagamento de horas extras, banco de horas e até mesmo definir promoções. Para empresas que ainda não começaram a realizar esse controle de ponto de forma eletrônica, ainda se valendo de soluções como um livro de ponto, a transição para um app de ponto eletrônico é mais simples. Contudo, empresas que já utilizam uma solução como um relógio de ponto eletrônico podem precisar de um guia de como fazer essa mudança para um app de ponto eletrônico e todas as vantagens que ele traz sobre os métodos tradicionais. Pensando nisso, criamos esse guia passo a passo descrevendo as vantagens de um app de ponto eletrônico e como implementá-lo e utilizá-lo na sua empresa.

Vantagens de um app de ponto eletrônico

Um app de ponto eletrônico traz uma série de vantagens para a empresa. Para começar, ele não possui nenhum custo de implementação, o que já ajuda a economizar de cara até R$2.000. Tipicamente ele também já inclui uma solução de tratamento de ponto, o que evita que a empresa tenha que contratar este serviço de forma separada. A empresa consegue já fazer as correções no ponto diretamente pelo próprio sistema. O app de ponto eletrônico também é atualizado frequentemente. Ou seja, novas funcionalidades e correções são implementadas o tempo todo e você tem a garantia que ele funcionará de forma correta. Isso contrasta bastante com os relógios de ponto que costumam quebrar e necessitar de manutenção cara.

Fazer a gestão do ponto de colaboradores externos também fica possível, uma vez que o app de ponto eletrônico, por definição, pode ser utilizado em qualquer local. Empresas que possuem motoristas, vendedores, funcionários que fazem home-office ou qualquer outro tipo de função que não exija que ele esteja no escritório ou local de trabalho conseguem agora fazer esse controle de horas trabalhadas.

O app de ponto eletrônico traz vantagens também para o próprio funcionário, que poderá consultar seus pontos batidos, horas extras, adicional noturno e até mesmo o banco de horas. É possível também justificar determinadas faltas através do próprio app, economizando tempo de todos.

Como funciona um app de ponto eletrônico

É comum que as provedoras de serviço de controle de ponto ofereçam um app de ponto eletrônico Android e um app de ponto eletrônico iPhone (iOS).  Estes apps podem ser baixados tanto na Play Store quanto na App Store e costumam funcionar na grande maioria dos celulares de hoje em dia. Na maioria dos casos, é necessário que um gestor/administrador conceda o acesso para um colaborador via algum convite por e-mail/sms/WhatsApp. Assim o colaborador que baixar o app de ponto eletrônico ficará associado àquela empresa que o convidou e seus pontos poderão ser observador no sistema. Tipicamente, o gestor fará o cadastro do funcionário já com as informações básicas necessárias (nome, e-mail, CPF, PIS, cargo, jornada etc).

Uma vez feito isso, o gestor poderá delimitar restrições à marcação de ponto. Essas restrições podem ser tanto de geolocalização (o funcionário só pode bater o ponto em determinado local), rede/IP (o funcionário só consegue bater o ponto em determinada rede wi-fi), dispositivo (o ponto só pode ser batido em determinado aparelho), senha (só o detentor da senha consegue bater o ponto) entre muitas outras medidas de segurança que funcionam de maneira conjunta. Desta forma, um app de ponto eletrônico acaba até sendo mais seguro que um sistema para bater ponto tradicional.

Muitas provedoras de serviço estão também desenvolvendo ferramentas de lembretes e alertas, que não só avisarão o gestor quanto a atrasos ou outros acontecimentos importantes, mas ajudarão a evitar que funcionários esqueçam de bater o ponto.

O tamanho dos aplicativos também costumam ser reduzidos justamente para não ocupar espaço dos celulares dos colaboradores. A grande maioria deles, inclusive, permite a marcação de ponto offline. Ou seja, o funcionário consegue marcar o ponto mesmo sem conexão à internet e, no momento que eles entra em uma rede, a informação do ponto é enviada para o sistema.

Como fazer a transição para um app de ponto eletrônico

Conversar com a equipe é o primeiro passo. É importante explicar para o time como a nova marcação de ponto funcionará. É comum que nos primeiros dias ainda haja um período de adaptação por parte de alguns funcionários. Alguns funcionários acabam ainda marcando o ponto via o sistema antigo. Contudo, depois de uma semana já é comum que o app de ponto eletrônico tenha já virado parte da rotina diária dos funcionários. Algumas empresas preferem manter o sistema antigo e o novo funcionando concomitantemente por um período de tempo até que todos se adaptem à nova solução.

Os gestores também terão que se adaptar. Nós da mywork, por exemplo, temos uma preocupação muito forte com experiência do usuário. Nós buscamos fazer criar um sistema que seja extremamente simples de usar, mas muito completo. Dado isso, a adaptação do gestor ocorre rapidamente. E, caso ele ou ela tenha algum tipo de problema, basta entrar em contato que ajudamos.

A transição para o app de ponto eletrônico envolve tipicamente também o contador ou departamento financeiro. Ele que será responsável pela contabilidade e folha de pagamento e precisará receber os relatórios que o sistema de ponto gerará. Os apps de ponto eletrônico mais modernos já permitem que você adicione seu contador sem qualquer custo para que ele tenha acesso aos relatórios diretamente.

Como faço caso queira testar?

A melhor maneira de ver se um app de ponto eletrônico é a melhor solução para você e a sua empresa é testando. Por isso, nós da mywork oferecemos um teste grátis que pode ser feito através deste link. Se preferir, você pode também solicitar mais informações sobre nossa plataforma de controle de ponto. Ao se cadastrar neste link um de nossos representantes entrará em contato para sanar todas as suas dúvidas.

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